As não conformidades significam o não atendimento de um requisito pré-estabelecido na empresa, o que, muitas vezes, parece ser algo ruim. Mas quando controladas e monitoradas da maneira correta geram aprendizado e crescimento.
Produtos com defeito, entregas com atraso, prestação de serviços que não correspondem ao que foi combinado são alguns exemplos de não conformidades. Contudo, elas não se restringem somente à linha de produção, mas se referem a todos os processos da empresa. Podem, por exemplo, afetar a operação e aí sim acabar em um defeito de fabricação que afeta o uso do produto.
Sendo assim, tratar uma NC é essencial, pois ajuda a empresa a se organizar e a preparar o time e as ações necessárias a fim de lidar com os problemas. É preciso, portanto, um correto alinhamento para aperfeiçoar os processos e minimizar as não conformidades. E vale ficar atento para não cometer erros nessas horas ou, ao menos, fugir dos mais comuns.
Erros mais comuns na hora de tratar não conformidades
A identificação das não conformidades precisa ser feita da maneira correta, por isso, todo o processo de tratamento deve ser direcionado. Para identificar a não conformidade é necessário compreender as suas origens, as causas e os impactos.
Para tanto, o gestor pode fazer uma reunião com os colaboradores e discutir sobre as causas, afinal, a equipe está na lida e a resposta certa pode ser construída durante o diálogo em grupo.
A razão da existência do problema pode ser identificada com o método dos cinco porquês, questionando cada resposta com um novo porquê até chegar à verdadeira causa. O problema, em geral, começa a ser evidenciado a partir da terceira pergunta.
Assim que o gestor souber o que é a não conformidade e como ela se apresenta, o próximo passo é intervir e propor ações corretivas que foquem na eliminação da causa. Dessa forma, avaliar os seus procedimentos, pontos fortes e fracos e onde estão as falhas é a melhor prática antes de fazer as alterações e treinar a equipe.
Ferramentas de apoio
É essencial contar com ferramentas de apoio, pois permitem conduzir todo o processo, afinal lidar com documentos e papéis pode ser burocrático. Por isso, é ideal contar com um sistema de Gestão de Qualidade que ofereça um módulo para o tratamento e registros das não conformidades.
Registrar a história no relatório é o melhor caminho para fornecer evidências do que aconteceu. Anote os aspectos afetados pela não conformidade e se os processos da organização sofreram danos ou efeitos.
O tratamento da não conformidade só será encerrado com a identificação, descrição e indicação de correção. Em alguns casos pode ser necessária uma avaliação mais profunda.
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E, por fim, é crucial que todos saibam do ocorrido e entendam como a empresa lidou com a situação. Explique as vantagens obtidas e os efeitos negativos destacando como é fundamental a prevenção para evitar a correção. É isso que possibilita a construção de um processo padronizado e efetivo na empresa.
