Redigindo uma não conformidade de forma simples e objetiva
Uma não conformidade mal redigida pode direcionar quem lê a uma interpretação errônea do problema identificado, direcionando esforços de forma equivocada e não resolvendo a situação/desvio. Por isso, é importante observar dados relevantes que devem fazer parte da redação. Por exemplo:
- Defina claramente a Não Conformidade
Ao redigir uma Não Conformidade deve-se enunciar o fato constatado de forma clara, concisa e compreensível. Por isso, é importante que você faça um esboço contendo o que é o problema, qual resultado indesejado foi identificado e por que determinada área não atende aos requisitos.
Entenda que o problema precisa ser descrito, por isso, ilustra bem a NC, explicando o tipo de ocorrência e a quantidade, assim como, o período e as pessoas envolvidas. - Apresente evidências objetivas
Ao apresentar as evidências objetivas, exemplifica a situação, listando com exemplos específicos, fatos verificados, de modo que quem for ler consiga visualizar o problema. Lembre-se sempre que o leitor precisa materializar o problema relatado. Se for preciso e tiver como disponibilizar acesso, dê evidências tais como: fatos, dados, documentos, informações, fotos. Esses materiais geram veracidade à informação e muitas vezes facilitam a “materialização” do ocorrido. - Busque fazer referências
Quando se diz, buscar a referência, significa identificar qual foi a regra contrariada ou não atendida que gerou o resultado inadequado/indevido. Portanto, após identificar a referência encontrada como válida, desenvolva um breve relato sobre o requisito (item normativo / documentação da organização/requisito legal);
Dica importante
Investigue bem as causas, aplicando métodos conhecidos que possam te auxiliar na identificação e solução de problemas. Estabeleça ações de correção que possam atuar diretamente na causa raiz, para que a não conformidade ocorra novamente. - Coloque-se no lugar do leitor e não somente do redator
É importante que, quem for escrever a redação de não conformidade, se veja como o leitor, ou seja, aquele que está omisso à situação e que só entenderá o ocorrido a partir dos dados da redação.
Os fatos serão interpretados com base nas informações fornecidas. Por esse motivo, o redator deve deixar todas as informações bem claras, sem causar dúvida, ambiguidade ou dificuldade de compreensão ao leitor.
Resumindo, sua redação de NC precisa basicamente de 3 partes, como se fosse aquela famosa aula de redação “introdução; desenvolvimento; conclusão”.
No caso da Redação NC seria:
- Descrição da NC;
- Evidência para sustentar a descrição;
- Requisitos para confirmar a aplicabilidade da NC. - Linguagem Clara e objetiva
É a parte onde muitos pecam. Lembre-se que a escrita e oralidade são bem diferentes. Se há alguma dúvida em uma conversa, a pessoa pergunta na hora e esclarece o mal entendido. Contrária a essa situação é a escrita, pois o ato de escrever é uma ação solitária e que pode causar confusão e conflitos de ideias.
Portanto, para escrever siga algumas regras básicas, como, por exemplo, usar frases curtas e sequência de fatos em ordem linear. Use a regra clássica de sujeito, verbo e predicado.
Uma boa redação precisa ter ideias lineares (começo, meio e fim), pontuação correta e concordância adequada. Para evitar problemas, ao final da sua redação peça alguém para ler e te explicar o que entendeu. Assim, você saberá se há algum erro que possa ser corrigido. - Evite usar
Tenha cuidado para não ser redundante, evite gírias, sentido figurado, expressões idiomáticas e expressões de cunho pessoal como “acho que”, “seria bom”, “ouvi dizer que”, “na minha opinião”.
Lembre-se de que você está fazendo um relato de caso e não relatando um caso que você interpretou. Seja imparcial. - Use na sua redação
Não tenha receio de usar expressões e palavras na sua redação que mantenham a impessoalidade, como por exemplo, “convém a organização”; “sugere-se”; “pode ser confirmado através de”. - Verifique a eficácia
É importante verificar as ações corretivas adotadas pela gestão responsável, para que assim, seja possível analisar se os resultados ocorreram conforme planejado. E não se esqueça de solicitar a Análise Crítica pela alta direção.
