Revisar e atualizar o Procedimento Operacional Padrão (POP) é essencial para a eficiência, conformidade e segurança das operações em qualquer organização. Mas com que frequência isso deve ser feito?

A resposta depende de vários fatores, como o setor de atuação, regulamentações aplicáveis, complexidade dos processos e mudanças internas ou externas que possam impactar a organização.

Mas uma coisa é certa: ao padronizar os instrumentos e materiais utilizados, especificando as responsabilidades pela execução, detalhando a realização de procedimentos críticos, estabelecendo diretrizes para inspeções periódicas nos equipamentos de produção e organizando a troca de turnos, por exemplo, o POP regula condutas e promover melhorias que elevam o desempenho da organização, assegurando a continuidade do trabalho entre os colaboradores.

E isso é fato. Inclusive há pesquisas que analisam a eficácia do Procedimento Operacional Padrão em organizações brasileiras. 

Pesquisas sobre o POP

Um estudo publicado na Revista Psicologia: Organizações e Trabalho investigou os resultados do uso de POPs comportamentais na execução de atividades profissionais em uma empresa privada no Brasil. 

Os achados indicaram que a implementação desses POPs permitiu que os profissionais realizassem 100% das atividades conforme esperado, algo que não ocorria com os procedimentos anteriormente adotados pela organização. Além disso, os profissionais relataram sentimentos positivos ao executar tarefas pela primeira vez e destacaram que os novos POPs auxiliaram no treinamento de novos colaboradores. 

Outro estudo, publicado na Revista da Associação Médica Brasileira, enfatiza a importância dos POPs na gestão da qualidade em centros de pesquisa. O artigo destaca que a padronização dos procedimentos contribui para a consistência dos processos, facilita o treinamento, assegura a qualidade por meio da padronização e garante a rastreabilidade durante auditorias e inspeções. 

Esses estudos evidenciam que a adoção de POPs bem estruturados pode melhorar a eficiência operacional, a qualidade dos serviços e a satisfação dos profissionais envolvidos. 

E esses são só alguns dos motivos para mantê-los atualizados!

Leia também: Diferença entre Procedimento Operacional Padrão (POP), instruções de trabalho e manuais: qual escolher?

A Importância de Revisar os POPs

Os POPs são instrumentos que documentam passo a passo como uma tarefa ou processo deve ser executado, garantindo padronização e redução de erros. No entanto, processos e condições mudam com o tempo, seja devido a avanços tecnológicos, novas regulamentações ou feedback das equipes. Quando os POPs não acompanham essas mudanças, podem se tornar obsoletos e ineficazes, aumentando riscos e comprometendo a qualidade.

Frequência Recomendada

1. Análise Periódica (Anual ou Bienal)

A maioria das normas internacionais, como a ISO 9001, recomenda que os processos documentados, incluindo os POPs, sejam revisados pelo menos uma vez por ano. Isso permite verificar se os procedimentos ainda atendem aos requisitos e objetivos estabelecidos. Em setores mais estáveis, como manufatura de produtos com pouca variação, revisões bienais podem ser suficientes.

2. Mudanças em Regulamentações ou Normas

Sempre que houver alterações significativas em regulamentações ou normas que impactem o setor, é obrigatório revisar e atualizar os POPs para garantir conformidade legal.

3. Implantação de Novas Tecnologias ou Ferramentas

Se a organização implementar novos equipamentos, sistemas ou ferramentas, os POPs relacionados precisam ser revisados e ajustados imediatamente. Por exemplo, uma pesquisa realizada pela National Institute of Standards and Technology (NIST) aponta que organizações que não ajustam seus processos às novas tecnologias enfrentam até 25% mais problemas operacionais.

4. Ocorrência de Problemas ou Incidentes

Falhas operacionais, acidentes ou mesmo feedbacks negativos da equipe são sinais de que um POP deve ser revisado. Esse tipo de revisão é reativa e busca corrigir lacunas ou inconsistências no processo.

5. Treinamento e Feedback

Quando há treinamento da equipe ou auditorias internas, podem surgir insights valiosos para ajustes nos POPs. Incorporar esses feedbacks garante que os documentos reflitam a realidade operacional.

Processo de Revisão

1. Planejamento: Definir um cronograma de revisão periódica e identificar os responsáveis.
2. Consulta às Partes Interessadas: Envolver a equipe que utiliza o POP no dia a dia e auditores para identificar pontos de melhoria.
3. Análise Crítica: Comparar os POPs com as práticas reais e com as exigências legais e normativas.
4. Atualização e Validação: Revisar os documentos e validar as mudanças com especialistas ou gestores responsáveis.
5. Comunicação: Garantir que todos os envolvidos tenham informação sobre as atualizações e realizar treinamentos se necessário.
6. Controle de Versão: Registrar as revisões para manter um histórico e rastreabilidade.

Benefícios de Revisões Regulares

• Conformidade Legal: Minimiza riscos de penalidades ou multas.
• Eficiência Operacional: Processos otimizados reduzem custos e aumentam a produtividade.
• Segurança: Reduz a probabilidade de acidentes ou erros.
• Engajamento da Equipe: Colaboradores sentem-se mais confiantes ao seguir procedimentos claros e atualizados.

Ainda que em formatos e periodicidades diferentes, revisões e atualizações do POP devem ocorrer em quaisquer setores onde ele for útil.

Confira também: Aplicação do POP em Diferentes Setores: Saiba Onde o Procedimento Operacional Padrão Pode Ser Útil

Para Facilitar a Vida na atualização dos POPs

A adoção de um software de gestão da qualidade pode transformar significativamente o processo de revisão e atualização dos POPs. Esses sistemas oferecem funcionalidades que automatizam tarefas críticas, como o agendamento de revisões periódicas, o controle de versões e a distribuição de documentos atualizados para as equipes. Além disso, permitem centralizar os POPs em uma única plataforma, facilitando o acesso e a rastreabilidade durante auditorias e inspeções.

Outro benefício importante é a capacidade de gerar relatórios detalhados sobre conformidade e desempenho, ajudando gestores a identificar rapidamente áreas que necessitam de ajustes. Ao integrar ferramentas de comunicação e treinamento, um software de gestão da qualidade também promove a disseminação ágil das mudanças, garantindo que todos os colaboradores estejam alinhados com os novos procedimentos. Dessa forma, a organização ganha em eficiência, segurança e capacidade de adaptação às demandas do mercado.

E para finalizar, vale reforçar que a frequência de revisão de um POP não deve ser arbitrária, mas baseada em análises regulares e na dinâmica do setor. Manter os POPs atualizados é um investimento que garante não apenas a qualidade e segurança, mas também a competitividade da organização no mercado. 

Portanto, criar um cronograma de revisão, acompanhar mudanças regulatórias e estar atento ao feedback de sua equipe é o melhor caminho para assegurar que seus POPs estejam sempre alinhados com as melhores práticas.

Equipe GestQual