Não Conformidades - Como analisar causa raiz
Em um sistema da qualidade verdadeiramente eficaz, mais do que apenas apagar incêndios, o gestor deve agir de maneira preventiva, sendo a prevenção a essência desse sistema de gestão.
Vamos falar hoje sobre a análise de causa raiz, que visa não apenas descobrir onde surgiu a não conformidade, mas também encontrar uma maneira de impedir que ele aconteça novamente, tendo como meta o conceito de Philip Crosby, "Zero Defeito" (ZD).
E o que é análise de causa raiz?
É um processo sistemático para encontrar e identificar a causa raiz de um evento não desejado, um desvio, uma não conformidade. Tal processo surgiu na engenharia aeronáutica, mas atualmente é aplicado em praticamente todos os campos imagináveis de atividade. No entanto, encontrar a causa raiz das não conformidades, se torna um desafio para os envolvidos.
Mas, por que é tão importante encontrar a causa raiz das não conformidades?
Muitas vezes, na correria do dia a dia, nos apressamos para elaborar o plano de ação, acreditando que ao final tudo será resolvido. Essa percepção até tem um pequeno fundo de verdade, entretanto, é preciso entender que um sistema de gestão eficaz requer ações corretivas para que eliminem a causa raiz da não conformidade.
Se uma causa raiz é mal identificada elimina-se a fonte errada do problema e a ocorrência do desvio pode voltar a ocorrer no futuro.
Alguns dos princípios básicos da análise de causa raiz podem ajudar as organizações a garantir o uso correto da ferramenta:
- Focar em ações corretivas das causas é muito mais eficaz do que simplesmente tratar os sintomas de um evento, via correção;
- A análise de causa raiz deve ser realizada através de um processo sistemático com conclusões apoiadas em evidências;
- Pode haver mais de uma causa raiz para a não conformidade e para cada causa deve-se ter uma ação corretiva.
Por que? Pergunta mais importante a ser feita
O foco da investigação deve-se voltar para a pergunta central: por que o evento / não conformidade ocorreu? E na assertividade para tal resposta o uso de ferramentas da qualidade surgem como essenciais para o sucesso da detecção.
Mas antes, cabe destacar os passos básicos de uma análise de causa raiz:
Na etapa 3 da imagem acima, "identificar os pontos que contribuem para o desvio", o emprego de ferramentas da qualidade para detecção da causa raiz é muito útil, a fim de melhorar a assertividade e a redução de um recurso escasso tão essencial a qualquer ser vivo: o tempo.
Ferramentas de Análise de Causa Raiz
Abaixo listo as duas ferramentas mais usuais, dentre várias possíveis: Diagrama de Causa e Efeito e 5 Por quês.
Diagrama de Causa e Efeito
Conhecido como Espinha de Peixe ou Ishikawa, onde se determina diversos fatores que podem ter ocasionado a não conformidade (efeito).
Se baseia em que o efeito ou problema pode ter sua causa raiz oriunda de uma ou mais categorias de causas, denominadas de 6 M, que lista:
- Mão de Obra;
- Medição;
- Método;
- Material;
- Meio Ambiente;
- Máquina.
Pode ser entendido como um brainstorming direcionado, pois recomenda-se analisar cada um dos 6M com o desvio/ não conformidade (efeito). Ao final, avaliar qual dos “M” mais se relaciona com a não conformidade e a partir de então apontar a causa raiz da mesma.
5 Por quês
Essa é uma das ferramentas mais simples e comumente utilizada na condução de uma análise de causa raiz. Imitando a abordagem de crianças curiosas, o método dos 5 por quês sugere literalmente que se pergunte "Por quê?" cinco vezes seguidas para identificar a busca raiz de basicamente qualquer processo ou problema. Embora o método pareça explícito o suficiente, essa abordagem ainda deve ser flexível, dependendo do cenário; às vezes, cinco porquês serão suficientes, enquanto outros exigirão que o investigador pergunte mais algumas vezes.
Para iniciar esse método, anote o problema específico que precisa ser corrigido, descrevendo-o completamente.
Pergunte "por que?" o problema aconteceu e escreva a resposta abaixo.
Se sua primeira pergunta não encontrou a causa raiz, pergunte "Por quê?" novamente usando sua resposta e escreva essa resposta
Continue esse processo até que a equipe esteja de acordo em que a causa raiz do problema seja identificada.
Lembre-se de que, para ter uma análise de causa raiz eficaz, é importante que se reconheça que os processos causam desvios, problemas e não conformidades, não pessoas. Apontar os dedos e culpar trabalhadores específicos não resolverá nada.
Benefícios da análise da causa raiz
Além do óbvio benefício principal que é ser capaz de identificar e resolver não conformidades, cabe destacar os exemplos que ajudam a solidificar sua utilidade e importância no ambiente de trabalho, mas não somente a ele.
Assim, uma análise de causa raiz correta:
- Resolve problemas do mundo real;
- Custos mais baixos pela detecção mais rápida;
- Local de trabalho mais seguro;
- Soluções eficazes e duradouras.
Concluindo...
Realizar uma análise de causa raiz sempre que surgirem problemas é vital para um sistema de gestão eficaz. Não se pode realmente resolver problemas e impedir que eles retornem no futuro sem primeiro entender o que são e por que ocorrem.
Tire conclusões sobre a verdadeira base do seu problema e implemente um plano para evitá-lo no futuro.
Fica no fim a frase de Albert Einstein: “Uma pessoa inteligente resolve um problema, um sábio o previne.”
Como o GestQual pode ajudar?
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