Hoje em dia, não dá para pensar em uma empresa organizada, com solução eficaz de problemas, redução de custos com processos e produtos e execução de melhorias sem pensar em ferramentas de Gestão da Qualidade. Ainda mais considerando que existem várias disponíveis. Mas algumas são fundamentais. E é sobre elas que trataremos neste artigo. 

E aqui nem vamos tratar sobre Fluxograma, Diagrama de Ishikawa, 5W2H ou 5 porquês. O foco está diretamente ligado aos processos inerentes à Gestão da Qualidade, como o gerenciamento de documentos, registro de ocorrências e análise de riscos, entre outros

Vale destacar que utilizar um software que disponha dessas ferramentas é uma forma de identificar problemas mais facilmente, encontrar suas causas, aplicar a solução e deixar tudo registrado. Além de gerar bons resultados, o uso da tecnologia melhora o engajamento em todos os níveis da organização, já que deixa as pessoas mais conectadas e em sintonia com os conceitos, filosofia e modus operandi da empresa. 

Cadastro de Documentos

Não existe empresa sem documentos. E não dá para correr o risco de perdê-los ou extraviá-los. Desta forma, o melhor é utilizar uma ferramenta que possibilite o armazenamento de forma digital, garantindo segurança e limitando o acesso se preciso.

O GestQual Documentos soluciona problemas de rastreabilidade, integridade e acesso aos documentos. Esta ferramenta interliga os colaboradores com as informações que eles precisam para desempenhar um bom fluxo de trabalho no seu dia a dia dentro da organização.

Registro de Ocorrências

O cadastro de eventuais desvios ou reclamações deve ser realizado imediatamente após as ocorrências. Isso ajuda a relatar o fato exatamente como foi, evitando que se repita e deixando registrado, como previsto em diversas normas. 

Com uma ferramenta adequada, como o GestQual Ocorrências, por exemplo, você encontra alternativas para o tratamento dessas ocorrências de uma maneira fácil e simplificada. O software possui integração com a Ouvidoria, tornando ainda mais completo o tratamento de ocorrências.

Mapeamento de Processos

E que tal uma ferramenta para mapeamento de processos com o intuito de gerenciar     seus fluxogramas, de maneira simples? Esse recurso possibilita analisar e diagnosticar deficiências e desperdícios, facilitando o estudo de soluções de melhorias dos   processos.

Análise de Riscos

Não basta apenas identificar os riscos, é preciso encontrar soluções de forma prática e simplificada para o dia a dia da empresa, que já é naturalmente uma correria. Um software de Gestão da Qualidade focado em riscos, facilita o cadastro e estruturação dos riscos de produtos, processos, projetos e instalações, reúne padrões FMEA e GUT, permite a análise de riscos com Matriz de Riscos e NPR, realiza o tratamento prático através de ações diretas e ainda simplifica o atendimento à norma ISO 31.000, entre outras de gestão de riscos. Utilizar um software assim é uma decisão que vai encurtar processos e trazer segurança para toda a equipe.

Tratamento de Não Conformidades

As não conformidades, obrigatoriamente, devem ser tratadas. Quanto antes melhor. E para que isso ocorra, é preciso uma ferramenta adequada, que possa auxiliar desde a identificação da não conformidade até o tratamento. 

O GestQual Conformidades, por exemplo, agiliza e padroniza o tratamento dos desvios da qualidade, reduzindo retrabalho, desperdícios e prejuízos. Com esta ferramenta, é possível investigar, analisar, definir um plano de ação, fazer verificação do processo e ainda definir uma nova padronização. 

O software ainda disponibiliza ao usuário outras ferramentas, como o Diagrama de Ishikawa, os 5 Porquês, entre outras.  

Registros

Manter e controlar documentos de comprovação (registros) pode ser algo simples e deve ser um processo lógico. Com o GestQual Registros, é possível controlar prazos de renovações e de descarte de registros e gerar e enviar, automaticamente, alertas e relatórios de registros a vencer e vencidos.

Formulários

O GestQual Formulários facilita a criação de pesquisas, checklists e outros tipos de formulários. Como o software é intuitivo e fácil de usar, é possível criar rapidamente seções e perguntas que aceitam respostas em formato de texto, com data, número, e-mail, seleção, classificação etc. 

Vale a pena conferir o funcionamento desse módulo que tem facilitado a vida de gestores e analistas da Qualidade há mais de cinco anos. 

Controle de Mudanças

Mudanças não planejadas provocam problemas de comunicação, de gestão de recursos, de processos e de sistemas, além de documentação desatualizada, aumento de riscos, desperdícios e outros problemas de conformidade.

Com o GestQual Controle de Mudanças, você facilita e automatiza a solicitação, revisão e avaliação de impacto das mudanças, além da aprovação, implementação e avaliação. E sem burocracia!

Avaliação de Fornecedores

Um Software de Gestão da Qualidade também pode ser utilizado para Avaliação de Fornecedores. Com o GestQual, você consegue administrar o relacionamento da empresa com os fornecedores existentes (e potenciais) e medir a qualidade de serviços e produtos.

Por meio desta ferramenta é possível fazer o cadastro de fornecedores com categorização, o controle da rotina de avaliações periódicas com automatização do período de atualização da avaliação, o controle de resultados de inspeção de entregas de serviços e produtos e o relatório da avaliação de fornecedores.

Auditorias

Não dá para fugir da auditoria, então o melhor a fazer é recorrer a uma ferramenta que facilite todo processo, desde o agendamento e planejamento, passando pela verificação do cumprimento de requisitos, evidenciação de conformidades e geração de relatórios, até a abertura de não conformidades e acompanhamento de pendências. A boa notícia é que essa ferramenta existe e pode ser integrada às demais, facilitando toda a Gestão da Qualidade. 

Bônus: Deixando sua equipe alinhada com uma ferramenta para Treinamentos

A menina dos olhos do GestQual é o módulo de Treinamento. Nosso software facilita o planejamento, o controle e os registros dos treinamentos, por isso, é um dos mais requisitados. 

Com este software de gestão de treinamentos fica fácil administrar o conhecimento corporativo através do controle de instrutores, alunos, cursos, material didático, etc.

Todas as ferramentas de Gestão da Qualidade em um lugar só

Todos os processos ligados à qualidade podem ser simplificados com um software altamente intuitivo e fácil de usar. Todos os módulos podem ser integrados e acessados a partir de um único acesso. Isto é, a mesma pessoa pode acessar todas as etapas que envolvem a Gestão da Qualidade. E, por outro lado, você também pode moderar os acessos. 

Com o uso da ferramenta de forma adequada, você ganha uma força na padronização e automatização de rotinas e na otimização de tempo e eficiência da equipe, garantindo os melhores resultados. Clique aqui e entre em contato com a nossa equipe, teremos muito prazer em apresentar o GestQual para você.