Quando se fala em sistema de gestão da qualidade perto de um analista ou gestor, os ouvidos já ficam atentos. Só mesmo quem atua nesse setor sabe o quanto é desafiador (e às vezes desesperador) ter que realizar tantas tarefas com tão poucos recursos.
Sustentar a gestão da qualidade de modo eficiente é fundamental para garantir a segurança de que todos os processos estão em conformidade. E é uma missão quase impossível de ser cumprida apenas com uma planilha de Excel.
A boa notícia é que hoje existem sistemas de gestão da qualidade robustos, que contemplam as necessidades individuais de cada empresa, tornando o processo mais ágil e, consequentemente, mais econômico e eficaz. Um alívio tanto para gestores e analistas, quanto para empresários e diretores.
O que um bom sistema precisa ter?
O foco principal deve ser garantir transparência aos processos, dados e informações importantes da organização, permitindo mais controle sobre as ocorrências. Um bom sistema de gestão da qualidade deve ser prático e tornar as etapas do trabalho mais simples.
Tanto para as empresas que já têm um sistema em funcionamento, quanto para aquelas que querem implantar, alguns pontos devem ser considerados:
Documentos: um sistema deve possibilitar a organização de documentos, com estabelecimento de prioridades e prazos.
Ocorrências: o registro de ocorrências é essencial para que seja possível fazer ajustes e colocar ordem na casa. No entanto, não podemos esquecer de preenchê-lo.
Conformidades: esse é um dos pontos que mais preocupam as empresas hoje em dia. E com razão. É preciso atenção às normas. Um bom sistema de gestão da qualidade, portanto, deve contemplar um módulo para esse fim.
Gestão de riscos: tá certo, a maioria das empresas trabalha com previsão e avaliação de riscos. Mas um sistema eficiente tem que tornar possível o cruzamento com a realidade para checar os fatos.
Fornecedores: para além de cumprir normas, avaliar fornecedores é garantir qualidade para seus clientes. Um bom sistema tem que incluir essa possibilidade.
Auditorias: não dá para sair correndo e ajustar tudo de última hora quando chega a época de auditoria. Um bom software de gestão da qualidade, então, tem que permitir o planejamento de auditorias, auxilia na execução, registra observações, gera relatório da auditoria e ainda acompanha as ações de saída. Rapidez, praticidade e transparência são palavras de ordem para os processos.
O desafio de implantar um sistema de gestão da qualidade
Implantar um novo sistema requer planejamento, preparação e, sobretudo, uma inevitável mudança no cotidiano da empresa. Como em uma reforma estrutural, a obra pode até gerar certo desconforto, mas o resultado faz valer a pena cada detalhe.
A melhor maneira de realizar essa implantação, portanto, é simplificando o processo de gestão da qualidade, o que vai evitar retrabalho e, consequentemente, contribuir para a redução de custos.
Com soluções especializadas, a GestQual agiliza o processo de implantação do sistema de gestão da qualidade, com um software de Gerenciamento de Projetos, Gestão de TI e da Qualidade, que garante atendimento a Normas, organização, democratização de informações e a tão almejada redução de custos.
Além de contemplar todos os módulos citados acima, nosso software ainda tem benefícios extras, como a possibilidade de criar e modelar treinamentos, espaço para pesquisa de satisfação, entre outros detalhes que podem ser solicitados conforme demanda.
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