A busca por sistemas de Gestão da Qualidade ainda é uma constante no mercado. Quem atua nessa área sabe que os desafios são enormes. As planilhas levam a fama de salvadoras da pátria, mas os documentos ainda são arquivados de forma física. E a busca por eles, muitas vezes, ocorre de forma manual. Tudo isso com uma equipe enxuta. Poderia beirar o caos se não fossem os softwares!
Não é exagero dizer que eles salvam a vida de muitos gestores e analistas da Qualidade. Isso porque o estresse gerado na tentativa de organizar todos os processos que envolvem o SGQ (Sistema de Gestão da Qualidade), correndo contra o tempo e com baixíssima infraestrutura, poderia ser devastador para a Saúde… em todos os sentidos.
Maria Letícia Mauad Lanci, coordenadora da garantia de qualidade da Kovalent, utiliza o GestQual diariamente e conhece bem os processos envolvidos nesta área. Ela já utilizou diferentes sistemas de Gestão da Qualidade, até que encontrou um software que lhe proporcionou a agilidade que precisava.
“Trabalho nesta empresa há um ano e meio, mas estou no mercado há muito tempo. Antes, fazíamos o controle de documentos manualmente. Eu elaborava as planilhas, criava os documentos e distribuía. O tempo gasto era bem maior”, conta.
Facilidade na Gestão da Qualidade
Hoje, o GestQual virou o melhor amigo de Letícia. Assim que chega à empresa, liga o computador e já abre o sistema... depois de falar bom dia para a equipe, é claro. “Eu começo meu dia utilizando o GestQual, olhando os documentos, vendo o que preciso aprovar e o que tenho para atualizar no sistema. O GestQual é fundamental até para a nossa estagiária, Marcela Palmeira, que também o utiliza diariamente”, relata.
A coordenadora de garantia de qualidade utiliza quase todos os módulos do Software, mas confessa que tem os seus preferidos. “GestQual Documentos está muito maduro, colocamos a maioria dos nossos documentos lá. É o que mais usamos porque no sistema da qualidade, por exemplo, todos os procedimentos estão nesse módulo. Todas as documentações que precisamos no dia a dia ficam reunidas neste módulo, por isso, acaba sendo o que mais utilizamos também”, diz.
“Depois desse, o que mais utilizamos é o módulo Registros, que tem muito a ver com o que fazemos aqui e nos auxilia bastante. E no módulo Formulários conseguimos inserir os anexos dos procedimentos para ficar tudo dentro do GestQual”, comenta.
Para ela, o fato de estar tudo integrado faz toda a diferença. “Eu não preciso ficar saindo dali toda hora para procurar o que preciso, está tudo concentrado em um lugar só. O conteúdo do GestQual Documentos pode ser carregado em outro módulo e isso facilita muito o dia a dia, agiliza a busca de documentos e todo o processo”, afirma.
Depois que se adaptou ao primeiro módulo, logo passou a usar os demais. “O GestQual é bem simples. De fato, esse slogan ‘GestQual simplifica’ faz todo sentido e tem tudo a ver com o sistema. Já usei outros sistemas de qualidade também e, efetivamente, o GestQual é bem mais fácil. A operação dele é bastante intuitiva, então, uma vez que você usa um módulo, terá muito mais facilidade nos próximos. Embora cada um tenha sua particularidade, a usabilidade é muito parecida, e logo conseguimos nos familiarizar com o sistema”, ressalta.
Dos riscos à auditoria
Por mais que analistas e gestores da Qualidade estejam focados em determinados assuntos quando inserem algum conteúdo no Software, automaticamente estão se preparando e alinhando a empresa para outro momento: o da auditoria.
“Vamos supor que eu tivesse revisado um plano de ação e agora precisasse revisar um procedimento. Dentro do GestQual Riscos, consigo anexar esse procedimento revisado, ou seja, ter a evidência registrada lá. Isso é uma diferença real. Outra situação é quando preciso criar um formulário dentro de um procedimento, o que consigo fazer facilmente por meio de uma associação. Então, esses diferenciais, na verdade, nos trazem uma possibilidade importante de registrar tudo juntamente com a evidência. Quando chega o momento da auditoria, você mostra o risco, todo o gerenciamento e o procedimento modificado, que está anexado. Ou seja, você não precisa ir ao sistema, tem tudo concentrado em um local só”, detalha.
A constatação da economia de tempo
O que a maioria dos profissionais considera essencial em um sistema de Qualidade é a simplicidade. Isso porque de nada adianta um software que agiliza de um lado e toma tempo de outro.
“Se o gestor da qualidade tem um sistema que é mais truncado, ele vai precisar recorrer ao PowerPoint para apresentar aquele dado, isto é, vai gastar mais tempo, porque depois de gerenciar a qualidade, levaria outro tanto de tempo fazendo os reportes. Já o GestQual é muito amigável. Hoje, por exemplo, na reunião da Diretoria, da qual participo a cada 15 dias, consigo mostrar tudo diretamente no sistema, o que facilita e agiliza muito”, explica.
Letícia percebeu que economizaria tempo assim que começou a utilizar o software. “A usabilidade é muito amigável. Aquela lupinha é simpática, criativa, a própria cor azul traz muita tranquilidade. Já trabalhei com validação de sistema e sei bem a diferença entre um sistema amigável, como esse, e aqueles mais troncudos, mais sérios, mais cinzas”, destaca.
Para ela, a agilidade veio em diversas etapas do trabalho. “Eu abro um procedimento no GestQual, e devido à minha permissão de usuário, tenho a opção de já baixar o documento do Word, clicar em ‘salvar como’ e mudar esse procedimento, para carregá-lo depois de ajustado. Fica muito mais fácil e mais simples porque utilizamos o sistema para gerenciar tudo. Valeu muito a pena, estou bem satisfeita”, finaliza.
Sobre o GestQual
O GestQual é um software para Gestão da Qualidade que simplifica todos os processos ligados à qualidade. Altamente intuitivo e fácil de usar, tem se mostrado uma ferramenta poderosa para auxiliar na padronização e automatização de rotinas e na otimização de tempo e eficiência da equipe.
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