Durante o processo de auditoria, é comum que surjam conflitos ou obstáculos que possam atrapalhar o trabalho do auditor. Isso porque algumas pessoas tentam impedir ou atrapalhar a auditoria, o que pode ocorrer por diversos motivos, como falta de transparência, interesses pessoais, proteção de informações confidenciais ou simplesmente insegurança do auditado.
Se você está entre os auditores, neste artigo poderá conferir práticas para evitar possíveis transtornos. E se você está na equipe de uma empresa que é auditada, precisa conhecer nossas orientações, para evitar aquele estresse às vésperas da auditoria. Toda empresa passa por isso e (a maioria) sobrevive. Encare a auditoria como uma etapa importante de aprimoramento do trabalho. Aprender com os erros e corrigi-los, é o melhor que se pode fazer quando o problema já aconteceu.
Contra-auditoria – regras básicas para gerenciar conflitos
Mesmo que o auditor se apresente de forma amistosa na reunião de abertura de uma auditoria e adote uma postura colaborativa, muitas vezes, a situação de conflito é inevitável. Isso porque ela não depende exclusivamente do auditor, mas sim, dos colaboradores da empresa auditada.
E o conflito pode resultar naquilo na chamada contra-auditoria, que é quando o auditado, por algum motivo, adota ações para atrasar, atrapalhar ou impedir o bom andamento da auditoria. Para gerenciar os obstáculos que aparecem durante esse processo, o auditor pode adotar algumas práticas, como estabelecer uma comunicação transparente, manter a objetividade e a imparcialidade, além de adotar medidas para proteger a integridade da informação.
Comunicação clara e transparente
O auditor deve estabelecer uma comunicação clara e transparente com a equipe da organização que está sendo auditada, a fim de garantir que todas as informações relevantes sejam compartilhadas de forma adequada e que todos os envolvidos estejam cientes do processo de auditoria.
Objetividade e a imparcialidade
Essas são duas características fundamentais e que devem ser preservadas durante todo o processo de auditoria, evitando que as opiniões pessoais do auditor ou pressões externas influenciem a análise dos dados e informações.
Conflitos de interesse
Identificar e lidar com possíveis conflitos de interesse durante o processo de auditoria é uma missão inerente à atividade do auditor. É desta forma que ele consegue garantir que a avaliação seja feita de forma justa e imparcial.
Integridade da informação
O auditor deve adotar medidas para proteger a integridade da informação durante o processo de auditoria, evitando que pessoas que tentam impedir ou atrapalhar a auditoria tenham acesso a informações confidenciais ou manipulem os dados e informações disponíveis.
Diante de uma irregularidade
Tudo parecia caminhar bem, mas você encontrou uma irregularidade? Reporte imediatamente à equipe da organização auditada e adote as medidas adequadas para lidar com a situação. Ao adotar essas práticas, o auditor pode minimizar os conflitos e obstáculos que possam surgir durante o processo de auditoria e garantir que a avaliação seja feita de forma justa, imparcial e transparente.
Até aqui tudo certo, mas como deve proceder o outro lado?
A empresa auditada
Durante o processo de auditoria, a empresa auditada deve se comportar de forma transparente, colaborativa e objetiva, para garantir que a auditoria seja realizada de forma efetiva e que as informações importantes da organização estejam em conformidade com as normas e leis aplicáveis.
Vale ressaltar que as práticas de contra-auditoria só atrasam o processo que, mais cedo ou mais tarde, irá ocorrer. E os auditores – escolados com comportamentos que vão na contramão do processo – já têm suas estratégias para lidar com quem faz contra-auditoria, por isso, muitas vezes, a situação acaba se tornando constrangedora.
Mas a empresa auditada pode ficar atenta a essas ações, que contribuem sobremaneira com um bom processo de auditoria:
Permissão
A empresa auditada deve fornecer acesso às informações e documentos solicitados pela equipe de auditoria, garantindo que todas as informações relevantes estejam disponíveis para a análise.
Colaboração
A empresa auditada deve colaborar com a equipe de auditoria, respondendo a quaisquer perguntas ou dúvidas que possam surgir durante o processo.
Imparcialidade
Da mesma forma que para o auditor, o auditado também deve manter a objetividade e a imparcialidade durante todo o processo de auditoria, evitando influenciar o trabalho do auditor ou fornecer informações incompletas ou imprecisas.
Falhas
Caso sejam identificadas falhas no sistema de controle interno, a empresa auditada pode trabalhar junto com a equipe de auditoria para identificar as causas das falhas e propor soluções para corrigi-las.
Prazos
Antes de tudo, a empresa auditada deve respeitar os prazos e as etapas do processo de auditoria. Isso garante que todas as informações e documentos sejam fornecidos dentro do prazo estabelecido e que todas as etapas do processo sejam cumpridas adequadamente.
Ao seguir essas práticas, portanto, a empresa auditada pode colaborar de forma efetiva com a equipe de auditoria e garantir que a realização ocorra de forma justa e imparcial, contribuindo para a integridade e a transparência das informações da organização.
Uma ferramenta valiosa para simplificar o processo de auditoria
Na era da tecnologia, a auditoria pode ser simplificada (e até desmistificada) com o uso de um software, uma ferramenta valiosa para a equipe. Isso porque viabiliza análises mais eficientes e precisas, identifica potenciais riscos e detecta irregularidades de forma mais rápida e eficiente.
Um software pode contribuir, ainda, automatizando tarefas rotineiras, fornecendo informações em tempo real e melhorando a precisão e a eficiência da auditoria. Confira alguns exemplos de como a tecnologia ajuda o processo a ser mais eficaz.
Análise de dados
Um software ajuda a analisar grandes volumes de informações de maneira mais rápida e eficiente do que os métodos manuais, e ainda fornece insights e tendências em tempo real.
Identificação de riscos
A identificação de potenciais riscos ou irregularidades no sistema de controle interno da empresa é mais ágil com um software, que ainda destaca as áreas que requerem mais atenção.
Monitoramento contínuo
Monitorar continuamente as transações da empresa é fundamental porque ajuda a identificar, em tempo real, as anomalias ou padrões suspeitos.
Automação de tarefas rotineiras
Um software automatiza tarefas rotineiras e repetitivas como, por exemplo, coleta de dados, classificação e categorização, liberando a equipe de auditoria para se concentrar em tarefas mais analíticas e de alto valor agregado.
Melhoria da precisão e da eficiência
Um software pode ajudar a melhorar a precisão e a eficiência da auditoria evitando, portanto, erros humanos e permitindo que a equipe de auditoria realize análises mais profundas e detalhadas.
Armazenamento e gerenciamento de informações
Essa é a função campeã de um software, porque armazena e facilita o gerenciamento de informações de forma segura e organizada, permitindo acesso fácil e rápido a dados relevantes durante o processo de auditoria.
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