1. Elimine a papelada
A melhor maneira de controlar os dados da sua empresa de forma eficiente e organizada é eliminar qualquer tipo de documentação impressa. Seus documentos podem ser digitalizados. Além de ocupar muito menos espaço, processos e padrões com documentação digital serão extremamente mais rápidos, transparentes e seguros.
2. Mantenha backup de todas as informações
Uma vez que toda sua documentação esteja digitalizada, o próximo passo é reforçar a segurança dos seus dados. Para isso, é importante manter cópias de segurança das informações da empresa e a melhor forma de fazer isso é com algum tipo de solução em nuvem. Os documentos salvos neste tipo de serviço são mais fáceis de serem acessados e contam com uma infraestrutura robusta de proteção de dados, como criptografia e redundância.
Veja como funciona o módulo GestQual Documentos.
Usar esse modelo de tecnologia pode ser ainda mais importante para quem trabalha com documentos que sofrem modificações constantes: muitos sistemas que utilizam a computação em nuvem fazem um controle das versões atualizadas: eles salvam automaticamente todas as edições realizadas nos arquivos e permitem o acesso fácil a versões anteriores.
3. Tenha padrões e processos bem definidos
Isso é algo básico para qualquer tipo de organização: defina regras claras e comunique para todos que terão acesso aos dados da sua empresa. É importante que para qualquer rotina que envolva a organização empresarial, existam padrões que sejam seguidos. Isso simplifica a gestão destes dados e facilita a identificação de qualquer problema que possa surgir.
E caso sua empresa receba ou compartilhe dados com seus clientes, não tenha receio de reforçar e exigir esses padrões por parte deles. Ao longo do tempo eles perceberão que a mudança proporcionou benefícios para o negócio.
4. Automatize o máximo possível
Defina os processos e as regras dentro da sua empresa, pois isso possibilita a automação de muitos processos. Vale lembrar que sempre que um colaborador desempenha uma tarefa que uma máquina poderia fazer, a sua companhia está perdendo dinheiro.
Além disso, trabalhar de forma repetitiva pode minar o psicológico deste colaborador, causando danos ainda maiores à saúde dele e ao sucesso da companhia. Portanto, a automação de processos valoriza o profissional e dá a ele a oportunidade de desempenhar tarefas mais complexas. E claro, processos automatizados são extremamente mais velozes do que algo manual. Acesse aqui GestQual Processos.
5. Utilize softwares especializados em organização empresarial
Existem muitas formas de automatizar seus processos de organização, mas melhor do que combinar soluções variadas e potencialmente incompatíveis, é usar a ferramenta certa para o serviço.
Programas improvisados e planilhas infinitas funcionam apenas parcialmente, pois um software especializado em organização empresarial é essencial para controlar os dados da sua empresa de forma eficiente. Com um sistema capaz de coletar e organizar dados de forma automatizada, utilizando a nuvem para backups e controle de versões, fica muito mais fácil essa gestão.
Em empresas com um volume maior de dados é ainda mais importante implementar esse tipo de solução. Fica mais barato e eficiente que usar planilhas de Excel e bancos de dados, pois além desses softwares, normalmente, serem mais em conta, a empresa também economiza com cursos especializados e treinamentos para os colaboradores.
Essas soluções também são imbatíveis em integrações com e-mails e outros recursos especializados.
6. Seja transparente
Ter transparência não significa entregar todas as informações da empresa para qualquer um, mas garantir acesso aos dados às pessoas que precisam deles para desempenhar suas tarefas diárias. É importante que todos os envolvidos em um projeto ou rotina tenham visibilidade do que está acontecendo, para evitar que uma mesma tarefa seja realizada mais de uma vez ou pior, deixe de ser feita.
Transparência, aliada a uma segurança de dados eficaz, pode deixar seu trabalho muito mais organizado e, por consequência, rápido. A troca de informações dentro das equipes garante sinergia e pode evitar muitos conflitos e atritos desnecessários. Mas, claro, segredos e informações sigilosas precisam ser preservados, com acesso limitado dentro do sistema de gestão de dados.
7. Reforce a segurança dos dados
A LGPD exige uma atenção muito maior dos gestores em relação à coleta, tratamento, uso e armazenamento de dados. Sendo assim, a organização do conteúdo empresarial será ainda mais necessária para evitar penalidades e problemas para a imagem do negócio.
Além de saber organizar todas as informações e armazená-las em um ambiente adequado, a empresa precisará investir em tecnologias eficientes para proteger os documentos e evitar qualquer tipo de vazamento.
Outro fator importante a considerar é que o cliente tem o direito de saber por que seus dados foram coletados, qual uso será dado a eles, e que em qualquer tempo poderá solicitar que eles sejam excluídos. E o que você fará se não souber onde estão essas informações e o que foi feito com elas?
Não há mais espaço para companhias desorganizadas e despreocupadas com a segurança da informação. Dê atenção para as suas informações, estruture os processos e não espere ser multado para promover mudanças na sua empresa.
8. Priorize informações
Defina com antecedência, quais são os dados estritamente necessários para o seu negócio e limite as informações coletadas. A LGPD orienta que as organizações esclareçam para os clientes o que será feito com os dados obtidos e isso pode ser mais um motivo para você dar prioridade a essa questão.
Por que coletar 20 dados se você só utilizará 5? Faça uma análise sobre o trabalho realizado atualmente, verifique se todas as informações são essenciais e otimize os processos. Assim, você terá um número menor de dados para armazenar e gerenciar, o que economiza o tempo da sua equipe.
