Uma matriz de treinamentos eficiente na Gestão de Qualidade é o ponto de encontro das informações sobre uma empresa e o desenvolvimento dos processos que a mantém. Utilizar uma ferramenta, muitas vezes, pode parecer complicado, mas com o auxílio da tecnologia, o processo se torna mais simples.
Planejar, contudo, é essencial. Isso porque é preciso inserir e manter na matriz todos os temas importantes para organização do colaborador e do setor, e para uma perfeita fluência na rotina, com indicações objetivas e previsão de replanejamento, se for o caso.
Desta forma, o objetivo da matriz é sistematizar, planificar e programar ações a fim de capacitar os colaboradores para a execução de suas atividades, preenchendo as lacunas de processos e de conhecimento.
Um software de gestão da qualidade facilita o planejamento, o controle e os registros de treinamentos.
O preenchimento da matriz de treinamentos
O maior cuidado na hora de preencher a matriz de treinamentos é assegurar que o colaborador vai compreender o que está escrito e vai desenvolver corretamente as ações.
Desta forma, o gestor da qualidade deve evitar palavras rebuscadas, já que, muitas vezes, elas nem fazem parte do vocabulário de quem vai executar o trabalho. Lembre-se, o foco é ser compreendido.
Nesse sentido, escrever parágrafos simples e curtos facilita o entendimento. E um terceiro ponto – e primordial – é a consulta aos envolvidos: pergunte aos colaboradores se eles entenderam o que está escrito na matriz.
A prática precisa estar alinhada com a teoria, o colaborador não pode se deparar com regras totalmente diferentes daquelas que verá em sua rotina. Aliás, esse é o ponto que vai fazer com que um treinamento auxilie a empresa a economizar tempo e evitar retrabalho: a teoria em sintonia e facilitando a prática.
Os detalhes do processo
O planejamento dos treinamentos pode ser realizado em uma planilha muito prática. Nela você vai indicar quais colaboradores necessitam fazer cada curso, seja listando pelo nome ou pelo setor. Na planilha também devem constar as atividades e competências a serem desenvolvidas.
O gestor pode utilizar cores para facilitar a visualização dos grupos. E justamente aqui é que entra a tecnologia para facilitar o processo. Isso porque um software de treinamentos em gestão da qualidade já prevê espaços específicos para tais preenchimentos. Além disso, deixa tudo listado e integrado, tornando fácil tanto o acesso, quanto a visualização.
Com o software certo é possível gerenciar as necessidades de treinamento de cada colaborador, planejar novos cursos e convidar participantes. Além disso, fica fácil criar repositório de documentos para dispor aos alunos, entre outras funções.
Também é possível destacar o status do treinamento, indicando se já está pronto ou se precisa de ajustes. A forma de aplicação - se contará apenas com instrutores internos ou se depende de um terceiro também fica em destaque. Enfim, é possível inserir tudo em detalhes.
A carga horária dos cursos, o tamanho das equipes e como serão divididas as turmas para não prejudicar o andamento do setor são outros pontos que você precisará definir. O formato do curso – se presencial ou online – a emissão de certificados e todas as informações essenciais para o colaborador devem constar na matriz de treinamentos.
Aliás, essa ferramenta também controla os registros de comprovantes de capacitação dos instrutores e gerencia formulários online para provas e avaliações dos cursos.
Simplificando a vida
Ao elencar os detalhes, pode até parecer complicado devido à grande quantidade de informação, mas o GestQual Treinamentos é um software que simplifica a vida de quem precisa cumprir essa etapa numa empresa. Intuitivo e fácil de usar, o GestQual foi aprovado por todos os gestores que o utilizam.
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