Sistema de Gestão da Qualidade com equipe pequena: um desafio solucionável.
É possível ter um sistema de Gestão da Qualidade fluído e organizado com apenas duas pessoas na equipe? Com o auxílio de um software, sim. O laboratório Eliel Figueirêdo é a prova de que as normas podem ser devidamente cumpridas e o processo melhorado se necessário, quando há organização e proatividade dos colaboradores em utilizar a ferramenta.
Também é importante que o software seja intuitivo e amigável para não tomar mais tempo do que as inúmeras planilhas ou papéis. Em entrevista à GestQual, Débora Roque e Wesley Caires, do laboratório Eliel Figueirêdo, contam sobre a consolidação do Sistema de Gestão da Qualidade. Confira abaixo.
GestQual: São muitas as legislações a serem cumpridas?
Débora: Sim, são muitas as legislações a serem cumpridas e temos que estar sempre atentos às atualizações delas. Aqui na área de análises clínicas, as legislações que mais trabalhamos são a RDC nº 302, que dispõe sobre regulamento técnico para funcionamento de Laboratórios Clínicos, a RDC nº 222, que regulamenta as boas práticas de gerenciamento dos resíduos de serviços de saúde, a RDC nº 504,que aborda o transporte de material biológico humano, além daquelas que regem a área hospitalar, como a PALC e a ONA, entre outras, que envolvem segurança do trabalho e biossegurança.
GestQual: Como conseguem cumprir cada uma delas?
Wesley: Nós adotamos uma política de maior interação com todas as áreas do laboratório, uma vez que cada setor, dependendo de onde está localizado, segue uma norma que vai parametrizar e orientar algumas decisões a serem tomadas. Então, tendo essa visão mais holística de todo o laboratório, conseguimos mapear todos os processos de maneira mais assertiva, passar informação de maneira correta e orientar o nosso colaborador. Isso é importante até para o caso de ocorrer alguma não conformidade ou algum evento que venha infringir uma norma.
GQ: A qualidade exige atualização constante?
D: Sim, temos que ficar bem atentos aos lançamentos das novas versões. Participamos há pouco tempo de um congresso online onde já se falava da nova atualização da RDC 302, então, estamos ansiosamente aguardando essa nova atualização, para nos adequarmos e trazer também melhorias para os nossos processos.
GQ: De que modo um software contribui com a Gestão da Qualidade?
W: Hoje, 70% dos diagnósticos médicos são fechados com base em exames laboratoriais, então, é de suma importância que o laboratório tenha mecanismos para medir a Qualidade ou até mesmo tomar decisões assertivas em alguns processos. E para compreender o valor de um software para a Gestão da Qualidade, basta ver o valor que a informação tem no nosso setor. Para o Laboratório Eliel Figueirêdo é fundamental que a informação chegue com qualidade ao colaborador, e o GestQual tem cumprido esse papel de forma fácil, rápida e acessível. No mercado atual, a empresa que não sabe gerir, que não sabe coordenar bem a sua informação, vai acabar ficando para trás e perdendo espaço. Então, para nós, esse software é muito importante até por conta dos avanços, nesse mundo cada vez mais globalizado.
GQ: A informação é, de fato, um recurso precioso e o tempo é outro. Você acredita, Wesley, que um software contribui também com a economia de tempo?
W. Com certeza, e não só com a economia de tempo, mas até mesmo com a otimização de recursos, uma vez que nós disponibilizamos a informação para qualquer uma de nossas unidades através do próprio sistema, não demandando gasto com papel ou com tinta. E lembrando que esse papel, uma vez impresso, vai gerar mais um custo que é o descarte, onde entra toda a questão da sustentabilidade. Tudo isso nos mostra o quanto o software é essencial para a empresa. Não conseguimos quantificar essa economia, mas já podemos perceber a facilidade que ele nos traz e o ganho com a otimização desses recursos.
GC: Débora, você está na lida há muitos anos e chegou a pegar a época de planilha para gestão da Qualidade, não é? Como tudo funcionava?
D. As planilhas eram todas manuais e de registros, de dados brutos. Todos os nossos procedimentos operacionais eram controlados, mas não em um software. Ficavam salvos em arquivos nos computadores da empresa, o que trazia certo risco, porque um arquivo pode se corromper, se perder, pode acontecer qualquer coisa. E, de fato, às vezes se perdia. Já, com um software, conseguimos controlar tudo melhor: a emissão desses procedimentos, para quem distribuímos, conseguimos cobrar o documento de volta para que possamos entregá-lo com uma nova validade ou com uma revisão, se for o caso, checar para quem entregamos em formato físico... e isso é valioso, porque algumas fiscalizações exigem esse controle e até que tenha cópia impressa na unidade. E com um software, a gente consegue ter esse controle, já que o sistema nos dá essa visão.
Além disso, é possível armazenar os documentos, então, podemos imprimi-lo a qualquer momento. E esse controle é possível não só no Módulo de Documentos, mas também no Módulos de Registros, que nos permite controlar a validade dos nossos registros, licenças, dedetizações, coletas de resíduos, enfim, todos os contratos ficam guardados nesse módulo, o que nos traz muita praticidade e segurança, evitando gastos. E cada unidade consegue ver seus próprios registros, o que facilita muito o processo e gera grande autonomia, economia de tempo e de recursos.
GQ: Como está a qualidade hoje?
W. A pandemia foi um divisor de águas e todas as empresas passaram por grandes mudanças. No nosso caso, a Qualidade ficou restrita a duas pessoas. Mas hoje nós conseguimos manter o que já foi conquistado com a implementação do Sistema de Gestão da Qualidade e fazer a preparação para a acreditação. Hoje, implementamos novos recursos de acordo com a demanda. Nesse sentido, o software foi um grande facilitador. Em duas pessoas não seria possível manter a gestão da qualidade, sem um software. Só temos a elogiar o GestQual, que tem sido de grande valia no nosso dia a dia aqui.
GQ: Você comentou sobre a pandemia, quais foram as principais mudanças que esse período exigiu?
D. A principal mudança foi em relação à RDC nº 504. A norma orienta que qualquer intercorrência referente ao transporte de material biológico deve ser investigada e apresentadas soluções; e o Gestqual colabora de forma importante para esse processo do laboratório, porque eu consigo fazer a rastreabilidade - desde a saída da amostra da unidade onde o colaborador insere a temperatura do equipamento, o código do equipamento que fez a medição - até a chegada ao destino. E quando tem algum problema, no próprio GestQual eu consigo abrir uma ocorrência ou uma não conformidade, e em cima daquilo estudar a situação, saber o que aconteceu, melhorar o processo e divulgar essa implementação.
Então o software GestQual foi importante porque ele consegue - de maneira simples e ágil, atender um ponto primordial da RDC nº 504, que é controlar o processo e, através desse controle, identificar o problema, utilizar as próprias ferramentas do software - como espinha de peixe, os 5 porquês - para encontrar a causa e tomar uma decisão mais assertiva para estabelecer mudanças no processo. Na pandemia, se não fosse o Gestqual, ficaria complicado fazer todo esse controle.
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