A auditoria eficiente na qualidade é um componente vital para o sucesso e a sustentabilidade de qualquer organização. Ela não apenas assegura que os processos estejam em conformidade com os padrões estabelecidos pelos órgãos competentes, como também identifica oportunidades de melhoria contínua.
Para uma auditoria eficiente, contudo, é preciso seguir alguns passos que podem fazer a diferença na busca pela excelência nos processos empresariais.
Conheça alguns dos principais segredos para uma auditoria eficiente na Qualidade:
1. Planejamento detalhado
O primeiro segredo para uma auditoria bem-sucedida é a realização de um planejamento detalhado. Pode parecer bobagem, mas muitos profissionais negligenciam esta etapa e acabam sofrendo as consequências mais tarde.
Um bom planejamento inclui a definição clara dos objetivos, a identificação dos processos a serem avaliados e a seleção cuidadosa da equipe de auditores. Um plano bem elaborado serve como um roteiro que orienta a auditoria de maneira eficaz, garantindo que nenhum aspecto importante seja negligenciado.
2. Compreensão profunda dos processos
Uma auditoria eficiente na Qualidade requer uma compreensão profunda dos processos organizacionais. Os auditados devem não só conhecer as diretrizes e normas aplicáveis, mas também entender como os processos específicos são executados na prática. Isso permite um preparo melhor para a avaliação e possibilita a identificação de áreas que necessitam de melhorias.
3. Envolvimento dos colaboradores
Os colaboradores desempenham um papel fundamental na garantia da qualidade. Inclui-los no processo de auditoria pode fornecer insights valiosos e criar um ambiente de cooperação.
Nesse sentido, incentivá-los a interagir proativamente com os auditores, ouvindo suas experiências e perspectivas, pode contribuir para uma avaliação mais abrangente e precisa.
4. Utilização de tecnologia
A tecnologia desempenha um papel fundamental na modernização das práticas de auditoria. Ferramentas e softwares da Qualidade podem automatizar partes do processo, facilitando o acesso, a coleta e a análise de dados. A implementação de tecnologia apropriada não apenas aumenta a eficiência, mas também reduz o risco de erro humano.
O Brasil é um dos países latinoamericanos que mais apostam na utilização de ferramentas para obter resultados cada vez mais eficazes. É o que mostra o estudo “Mercado Brasileiro de Software – Panorama e Tendências 2022”, desenvolvido pela Associação Brasileira das Empresas de Software (ABES), em parceria com a International Data Corporation (IDC).
Segundo o levantamento, “o Brasil, hoje, detém 1,65% dos investimentos em tecnologia em nível global, e 40% dos investimentos em toda a América Latina”.
Com um software de Gestão da Qualidade, os colaboradores têm fácil acesso aos documentos que possam ser solicitados na hora da auditoria, bem como têm comprovações de treinamentos realizados pela equipe, entre outras facilidades que podem deixar uma auditoria mais ágil e assertiva.
5. Foco na melhoria contínua
A auditoria na qualidade não deve ser encarada como uma tarefa pontual, mas ficar atentos não apenas às não conformidades, mas também às possibilidades de otimização dos processos – sempre e não somente no momento da auditoria.
E os apontamentos dos auditores não devem ser recebidos como uma ofensa, mas sim como uma oportunidade de enxergar algo que não estava à vista e executar ações corretivas, que possam melhorar a rotina.
O foco na melhoria contínua garante que a organização evolua constantemente, adaptando-se às mudanças no ambiente de negócios.
6. Comunicação clara e transparente
Uma comunicação clara é essencial durante todo o processo de auditoria. As informações solicitadas devem ser comunicadas de maneira transparente, destacando tanto as áreas de sucesso quanto as oportunidades de melhoria.
Isso promove um ambiente de confiança e colaboração, essencial para a implementação eficaz das recomendações da auditoria.
7. Aprendizado constante
Os auditados devem ser aprendizes constantes. Manter-se atualizado sobre as melhores práticas, regulamentações e tendências do setor é essencial para passar por um processo de auditoria com tranquilidade e segurança.
O aprendizado constante permite que a equipe esteja preparada para enfrentar os desafios em constante evolução do ambiente empresarial.
Investir em tecnologia pode auxiliar a empresa a organizar os processos e otimizar o dia a dia e também as auditorias, tão importantes para identificar não conformidades e melhorias. Além de facilitar o aprendizado.
Estratégias para uma Auditoria Eficiente na Qualidade
Direcionar estrategicamente toda a equipe é parte fundamental do sucesso de uma empresa. O corpo diretivo de uma organização, ao investir em processos de Gestão da Qualidade eficientes, passa segurança à equipe operacional que, por conseguinte, entrega melhores resultados aos clientes, gerando um alcance 360º de satisfação.
Os serviços da GestQual oferecem, de maneira simples, ágil e adequada, soluções tecnológicas que facilitam todas as etapas da Gestão da Qualidade.
Com uma faceta simples e intuitiva, é possível mapear e gerir processos, marcar checklists personalizados de acordo com as necessidades da sua empresa, gerar relatórios e encarar auditorias de uma forma mais tranquila e otimizada. O investimento nesses pilares promove organização e democratização de informações e, ainda, reduz os custos da empresa.
Se você se interessa em melhorias contínuas para o seu negócio e quer investir no Software de Gestão da Qualidade da GestQual, a fim de simplificar as etapas de controle e organização de processos e procedimentos dentro da sua empresa, entre em contato com os nossos especialistas, teremos muito prazer em ajudar você a escolher a melhor ferramenta para a sua empresa.
