Razões para sua empresa implementar um software para gerenciar os processos de Gestão da Qualidade
Quando comecei a enumerar as razões de usar um software para processos da Gestão da Qualidade a lista ficou extensa, assim precisei dividir em duas partes. Nesta primeira parte tentarei me focar nos benefícios para a empresa, na segunda parte que será publicada no próximo post falarei de vantagens técnicas e benefícios para a equipe de trabalho. Bom proveito!
1 - Garantir a legalidade da empresa
Ter o estabelecimento fechado, desprotegido ou mesmo multado por descumprimento de obrigatoriedades fiscais, legais e normativas é uma grande preocupação para qualquer empresa. Não raramente estes problemas são consequências da perda de prazos de renovações de licenças, falta de registros obrigatórios e ausência de evidências de execução de diversas atividades.
Ter processos implementados que possam gerir melhor estas atividades é o primeiro passo para diminuir estes riscos, entretanto há uma necessidade grande de dedicar pessoas qualificadas e prover recursos para que isso funcione, por exemplo, é necessário listar e agendar os prazos para cumprimento de prazos de renovação e atualização de todos documentos obrigatórios e em seguida acompanhar estes prazos constantemente.
O uso de um software que pode acompanhar os prazos para renovação de documentos, alertando aos responsáveis da proximidade do vencimento é um grande auxiliar para manter os registros e documentos legais e comprobatórios atualizados.
O GestQual Registros é uma ferramenta completa para este tipo de controle.
2 - Garantir as certificações e acreditações
Se sua empresa deseja, esteja em processo ou mesmo já tenha uma certificação ou acreditação é capaz de você saber o quanto é trabalhoso implementar e manter a conformidade com os seus requisitos das normas de qualidade.
Executar todos os processos para o cumprimento de requisitos destas normas de certificação (ABNT, ISO) ou de acreditação (DICQ, PALC ou ONA) de uma maneira manual é um esforço hercúleo e nem sempre produtivo. Os softwares e sistemas principais de uma empresa (ERP, LIS, CRM, etc.) estão focados nos processos principais do negócio e normalmente não possuem módulos para automação de processos de Gestão da Qualidade, pois é considerado um processo de suporte.
Softwares de uso genérico como o MS Office atendem apenas a etapa de criação de documentos mas não foram essencialmente preparados para controlá-los quanto a sua revisão, aprovação, distribuição, leitura, treinamento, versionamento, etc., nem mesmo possuem fluxos de execução de etapas, validação e comunicação, deixando os usuários responsáveis por tudo isto.
Surgiram assim, devido a esta necessidade, diversos softwares que atendem a vários requisitos destas normas, entre eles:
- Modeladores e Gerenciadores de Processos (BPM);
- Gerenciamento de Eletrônico de Documentos;
- Gerenciadores de Ocorrências e Não Conformidades;
- Gerenciadores de Auditorias;
- Gerenciadores de Formulários;
- Gerenciadores de Pesquisas;
- Gerenciadores de Treinamentos Corporativos;
- Gerenciadores de Ações e Projetos;
- Gerenciadores de Riscos;
- Gerenciadores de Fornecedores.
Cada um deles atende a uma parte dos requisitos da Gestão da Qualidade, automatizando tarefas e melhorando a comunicação entre as partes interessadas.
Suítes contendo diversas destes gerenciadores também começaram a serem comercializadas, promovendo uma solução mais integrada e prática, este é o caso da GestQual, que tem um portfólio de soluções para a Gestão da Qualidade, muito fácil de usar e que pode ser implementada em quaisquer tipos de negócios.
3 - Melhoria contínua da performance da empresa
A exigência crescente dos clientes torna a busca contínua de melhoria nos produtos e serviços que a empresa oferece essencial para a sobrevivência e crescimento da empresa.
O ciclo acima descreve como um sistema de gestão da qualidade é implementado e mantido para que os requisitos do cliente sejam entregues obtendo a satisfação do mesmo, um software de gestão da qualidade pode ajudar a implementar com as seguintes:
- Modelar os processos e suas interações definindo os objetivos do processo e recursos para sua execução;
- Controlar documentos de definição de papéis e responsabilidades;
- Gestão de riscos e oportunidades;
- Controle de Objetivos da Qualidade;
- Controle de mudanças que afetem o sistema da qualidade;
- Organizar descrição de cargos e matrizes de competência;
- Gerir toda informação documentada;
- Gerenciar não conformidades de processos, produtos e serviços;
- Realizar pesquisas de satisfação;
- Avaliação de desempenho de fornecedores externos;
- Gerenciar auditoria internas.
O GestQual possui diversos módulos capazes de auxiliar na execução destas atividades.
4 - Tomada de decisões baseadas em dados
Quando falamos de conteúdo eletrônico de uma empresa podemos dividir em dois grandes grupos, os denominados dados estruturados e não estruturados. Entender as suas diferenças é essencial para uma boa gestão de informações. Basicamente dados estruturados são aqueles que são organizados, possíveis de ordenar, filtrar ou consultar a fim de se obter informações, alguns exemplos de dados estruturados são banco de dados e planilhas arquivos XML. Já os dados não estruturados estão em formato de texto ou imagens tornando difícil a recuperação de informação.
Identificar a fonte real do problema auxilia e muito o gestor a ter segurança na tomada de decisões. assim com ele não precisa se apoiar somente na sua experiência ou sentimentos mas sim em algo real, científico e estatístico.
O GestQual é um software de gestão da qualidade baseado em dados estruturados, o que facilita muito a recuperação de informação, tornando quase que infinita as possibilidades de análise e torna mais assertiva a tomada de decisões.
5 - Aumento da produtividade pela otimização de processos
Muitas empresas desejam otimizar os seus processos a fim de aumentar a produtividade mas não sabem nem ao menos como começar.
Antes de tudo é necessário identificar os processos. O uso de ferramentas de modelagem de processo ou seja editores de fluxogramas, auxiliam e muito nesta tarefa. Com o fluxograma em mãos torna-se mais fácil de entender o processo pois é possível visualizar as entradas, sequência de tarefas, desvios (gateways) e saídas do processo. É possível identificar gargalos, retrabalho, atividades que não agregam valor, excesso de controles ou ausência deles, falta de responsáveis, etapas críticas e muitas observações e conclusões que podem ser tratadas, excluídas, modificadas ou acrescentadas com objetivo de otimizar o processo.
Além disto junto a uma Análise de Riscos e de Análise de Não Conformidades é possível tomar decisões de alterar o processo de forma a prevenir problemas ou corrigi-los.
Uma última possibilidade é de automatizar etapas do processo e inserir regras de negócio, evitando assim erros humanos e diminuindo a necessidade de recursos.
Conheça o GestQual Processos, uma ferramenta de controle de processos.
6 - Melhorar a comunicação
Apesar de estarmos vivendo o boom da informação digital, a comunicação continua a ser um problema para grande maioria das empresas.
Para boa parte das empresas o problema com a comunicação é um dos principais causadores de:
- Fracasso de projetos;
- Não cumprimento de prazos para tratamento de não conformidades;
- Atrasos de planos de ações;
- Perda de prazo para atualização de documentos operacionais;
- Perda de prazo para atualização de documentos legais;
- Falta de ciência de mudanças de processos e procedimentos.
Tornar o processo de comunicação simples é importante para diminuir a frequência destes problemas e o uso de algumas soluções tornam isto possível:
- Workflows de comunicação: Através da automação de envio de e-mails, de acordo com algumas regras definidas permitem que pessoas específicas recebam informações de prazos para execução de tarefas, relatórios, novos documentos, solicitações de aprovações, etc.
- Dashboards de ações: Ter em um local de fácil acesso e visualização um resumo de todas as pendências ajuda a comunicar as atividades de responsabilidade do colaborador.
O GestQual possui workflows e dashboards que auxiliam a comunicação de atividades da qualidade.
7 - Melhorar a satisfação do cliente
Gestão da Qualidade é sinônimo de foco no cliente, ou seja devemos conhecer as expectativas e requisitos dos clientes, buscando alcançá-los através de processos definidos, controlados e constantemente melhorados.
O aumento da satisfação do cliente é a meta de qualquer sistema da qualidade e deve portanto ser medido. Entre as formas mais usadas para avaliar a satisfação do cliente podemos citar:
- Índice de reclamações;
- Pesquisas de satisfação;
- Caixa de sugestões/ouvidoria.
O GestQual possui algumas ferramentas que podem ajudar na captação do índice de satisfação do cliente, tais como:
- GestQual Formulários: Gerador e controlador de formulários que pode ser usado para pesquisas de satisfação.
- GestQual Ouvidoria: ferramenta que auxilia a comunicação entre a empresa e o cliente, facilitando a gestão das reclamações, informações, sugestões e elogios. Possui uma interface amigável para o cliente e gera relatórios automáticos para a empresa. Substitui a urna de reclamações e sugestões por um moderno totem eletrônico ou pode ser inserido no site da empresa, ferando em tempo real ocorrências a serem
- GestQual Ocorrências: É uma ferramenta que auxilia a gestão de ocorrências, desvios e problemas da qualidade, tais como reclamações
8 - Redução de custos
Há basicamente dois tipos de empresas que buscam uma acreditação / certificação, as que apenas querem conquistar um selo para divulgar aos seus clientes ou obter licença para determinados mercados e outras que realmente implementam um sistema da qualidade com objetivo de aumentar a eficácia e eficiência de seus processos, buscando eliminar os custos da não qualidade, tais como retrabalho, ineficiência e desperdícios.
Quando um processo melhora haverá menos esforço em executá-lo possibilitando diminuir recursos ou alocá-los em outras atividades.
A melhoria dos processos pode até aumentar a satisfação do cliente aumentado o faturamento e lucro da empresa, por outro lado a diminuição da satisfação pode causar perdas de vendas e até mesmo da credibilidade da empresa no mercado.
GestQual
Com um mercado cada vez mais acirrado e exigente, a tecnologia tem se tornado a principal alternativa das empresas para se manterem competitivas. Com este intuito, a GestQual trabalha desenvolvendo soluções para gestão da qualidade das empresas, com ferramentas simples e intuitivas, visando otimizar os processos empresariais e a difusão do conhecimento organizacional. Tudo isso de forma integrada, com custo acessível e fácil acesso a informação.
Ação Consultoria
Em busca de evolução e melhoria contínua em nosso atendimento temos uma grande novidade! Anunciamos uma nova parceria com a Ação Consultoria, que a partir de agora assumirá nossa área comercial.
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