Razões para sua empresa implementar um software para gerenciar os processos de Gestão da Qualidade

Quando comecei a enumerar as razões de usar um software para processos da Gestão da Qualidade a lista ficou extensa, assim precisei dividir em duas partes. Nesta primeira parte tentarei me focar nos benefícios para a empresa, na segunda parte que será publicada no próximo post falarei de vantagens técnicas e benefícios para a equipe de trabalho. Bom proveito!

1 - Garantir a legalidade da empresa

Ter o estabelecimento fechado, desprotegido ou mesmo multado por descumprimento de obrigatoriedades fiscais, legais e normativas é uma grande preocupação para qualquer empresa. Não raramente estes problemas são consequências da perda de prazos de renovações de licenças, falta de registros obrigatórios e ausência de evidências de execução de diversas atividades.

Ter processos implementados que possam gerir melhor estas atividades é o primeiro passo para diminuir estes riscos, entretanto há uma necessidade grande de dedicar pessoas qualificadas e prover recursos para que isso funcione, por exemplo, é necessário listar e agendar os prazos para cumprimento de prazos de renovação e atualização de todos documentos obrigatórios e em seguida acompanhar estes prazos constantemente.

O uso de um software que pode acompanhar os prazos para renovação de documentos, alertando aos responsáveis da proximidade do vencimento é um grande auxiliar para manter os registros e documentos legais e comprobatórios atualizados.

O GestQual Registros é uma ferramenta completa para este tipo de controle.

2 - Garantir as certificações e acreditações

Se sua empresa deseja, esteja em processo ou mesmo já tenha uma certificação ou acreditação é capaz de você saber o quanto é trabalhoso implementar e manter a conformidade com os seus requisitos das normas de qualidade.

Executar todos os processos para o cumprimento de requisitos destas normas de certificação (ABNT, ISO) ou de acreditação (DICQ, PALC ou ONA) de uma maneira manual é um esforço hercúleo e nem sempre produtivo. Os softwares e sistemas principais de uma empresa (ERP, LIS, CRM, etc.) estão focados nos processos principais do negócio e normalmente não possuem módulos para automação de processos de Gestão da Qualidade, pois é considerado um processo de suporte.

Softwares de uso genérico como o MS Office atendem apenas a etapa de criação de documentos mas não foram essencialmente preparados para controlá-los quanto a sua revisão, aprovação, distribuição, leitura, treinamento, versionamento, etc., nem mesmo possuem fluxos de execução de etapas, validação e comunicação, deixando os usuários responsáveis por tudo isto.

Surgiram assim, devido a esta necessidade, diversos softwares que atendem a vários requisitos destas normas, entre eles:

• Modeladores e Gerenciadores de Processos (BPM);
• Gerenciamento de Eletrônico de Documentos;
• Gerenciadores de Ocorrências e Não Conformidades;
• Gerenciadores de Auditorias;
• Gerenciadores de Formulários;
• Gerenciadores de Pesquisas;
• Gerenciadores de Treinamentos Corporativos;
• Gerenciadores de Ações e Projetos;
• Gerenciadores de Riscos;
• Gerenciadores de Fornecedores.

Cada um deles atende a uma parte dos requisitos da Gestão da Qualidade, automatizando tarefas e melhorando a comunicação entre as partes interessadas.

Suítes contendo diversas destes gerenciadores também começaram a serem comercializadas, promovendo uma solução mais integrada e prática, este é o caso da GestQual, que tem um portfólio de soluções para a Gestão da Qualidade, muito fácil de usar e que pode ser implementada em quaisquer tipos de negócios.

3 - Melhoria contínua da performance da empresa

A exigência crescente dos clientes torna a busca contínua de melhoria nos produtos e serviços que a empresa oferece essencial para a sobrevivência e crescimento da empresa.

O ciclo acima descreve como um sistema de gestão da qualidade é implementado e mantido para que os requisitos do cliente sejam entregues obtendo a satisfação do mesmo, um software de gestão da qualidade pode ajudar a implementar com as seguintes:

• Modelar os processos e suas interações definindo os objetivos do processo e recursos para sua execução;
• Controlar documentos de definição de papéis e responsabilidades;
• Gestão de riscos e oportunidades;
• Controle de Objetivos da Qualidade;
• Controle de mudanças que afetem o sistema da qualidade;
• Organizar descrição de cargos e matrizes de competência;
• Gerir toda informação documentada;
• Gerenciar não conformidades de processos, produtos e serviços;
• Realizar pesquisas de satisfação;
• Avaliação de desempenho de fornecedores externos;
• Gerenciar auditoria internas.

O GestQual possui diversos módulos capazes de auxiliar na execução destas atividades.

4 - Tomada de decisões baseadas em dados

Quando falamos de conteúdo eletrônico de uma empresa podemos dividir em dois grandes grupos, os denominados dados estruturados e não estruturados. Entender as suas diferenças é essencial para uma boa gestão de informações. Basicamente dados estruturados são aqueles que são organizados, possíveis de ordenar, filtrar ou consultar a fim de se obter informações, alguns exemplos de dados estruturados são banco de dados e planilhas arquivos XML. Já os dados não estruturados estão em formato de texto ou imagens tornando difícil a recuperação de informação.

Identificar a fonte real do problema auxilia e muito o gestor a ter segurança na tomada de decisões. assim com ele não precisa se apoiar somente na sua experiência ou sentimentos mas sim em algo real, científico e estatístico.

O GestQual é um software de gestão da qualidade baseado em dados estruturados, o que facilita muito a recuperação de informação, tornando quase que infinita as possibilidades de análise e torna mais assertiva a tomada de decisões.

5 - Aumento da produtividade pela otimização de processos

Muitas empresas desejam otimizar os seus processos a fim de aumentar a produtividade mas não sabem nem ao menos como começar.

Antes de tudo é necessário identificar os processos. O uso de ferramentas de modelagem de processo ou seja editores de fluxogramas, auxiliam e muito nesta tarefa. Com o fluxograma em mãos torna-se mais fácil de entender o processo pois é possível visualizar as entradas, sequência de tarefas, desvios (gateways) e saídas do processo. É possível identificar gargalos, retrabalho, atividades que não agregam valor, excesso de controles ou ausência deles, falta de responsáveis, etapas críticas e muitas observações e conclusões que podem ser tratadas, excluídas, modificadas ou acrescentadas com objetivo de otimizar o processo.

Além disto junto a uma Análise de Riscos e de Análise de Não Conformidades é possível tomar decisões de alterar o processo de forma a prevenir problemas ou corrigi-los.

Uma última possibilidade é de automatizar etapas do processo e inserir regras de negócio, evitando assim erros humanos e diminuindo a necessidade de recursos.

Conheça o GestQual Processos, uma ferramenta de controle de processos.

6 - Melhorar a comunicação

Apesar de estarmos vivendo o boom da informação digital, a comunicação continua a ser um problema para grande maioria das empresas.

Para boa parte das empresas o problema com a comunicação é um dos principais causadores de:

• Fracasso de projetos;
• Não cumprimento de prazos para tratamento de não conformidades;
• Atrasos de planos de ações;
• Perda de prazo para atualização de documentos operacionais;
• Perda de prazo para atualização de documentos legais;
• Falta de ciência de mudanças de processos e procedimentos.

Tornar o processo de comunicação simples é importante para diminuir a frequência destes problemas e o uso de algumas soluções tornam isto possível:

• Workflows de comunicação: Através da automação de envio de e-mails, de acordo com algumas regras definidas permitem que pessoas específicas recebam informações de prazos para execução de tarefas, relatórios, novos documentos, solicitações de aprovações, etc.
• Dashboards de ações: Ter em um local de fácil acesso e visualização um resumo de todas as pendências ajuda a comunicar as atividades de responsabilidade do colaborador.

O GestQual possui workflows e dashboards que auxiliam a comunicação de atividades da qualidade.

7 - Melhorar a satisfação do cliente

Gestão da Qualidade é sinônimo de foco no cliente, ou seja devemos conhecer as expectativas e requisitos dos clientes, buscando alcançá-los através de processos definidos, controlados e constantemente melhorados.

O aumento da satisfação do cliente é a meta de qualquer sistema da qualidade e deve portanto ser medido. Entre as formas mais usadas para avaliar a satisfação do cliente podemos citar:

• Índice de reclamações;
• Pesquisas de satisfação;
• Caixa de sugestões/ouvidoria.

O GestQual possui algumas ferramentas que podem ajudar na captação do índice de satisfação do cliente, tais como:

• GestQual Formulários: Gerador e controlador de formulários que pode ser usado para pesquisas de satisfação.
• GestQual Ouvidoria: ferramenta que auxilia a comunicação entre a empresa e o cliente, facilitando a gestão das reclamações, informações, sugestões e elogios. Possui uma interface amigável para o cliente e gera relatórios automáticos para a empresa. Substitui a urna de reclamações e sugestões por um moderno totem eletrônico ou pode ser inserido no site da empresa, ferando em tempo real ocorrências a serem
• GestQual Ocorrências: É uma ferramenta que auxilia a gestão de ocorrências, desvios e problemas da qualidade, tais como reclamações

8 - Redução de custos

Há basicamente dois tipos de empresas que buscam uma acreditação / certificação, as que apenas querem conquistar um selo para divulgar aos seus clientes ou obter licença para determinados mercados e outras que realmente implementam um sistema da qualidade com objetivo de aumentar a eficácia e eficiência de seus processos, buscando eliminar os custos da não qualidade, tais como retrabalho, ineficiência e desperdícios.

Quando um processo melhora haverá menos esforço em executá-lo possibilitando diminuir recursos ou alocá-los em outras atividades.

A melhoria dos processos pode até aumentar a satisfação do cliente aumentado o faturamento e lucro da empresa, por outro lado a diminuição da satisfação pode causar perdas de vendas e até mesmo da credibilidade da empresa no mercado.

GestQual

Com um mercado cada vez mais acirrado e exigente, a tecnologia tem se tornado a principal alternativa das empresas para se manterem competitivas. Com este intuito, a GestQual trabalha desenvolvendo soluções para gestão da qualidade das empresas, com ferramentas simples e intuitivas, visando otimizar os processos empresariais e a difusão do conhecimento organizacional. Tudo isso de forma integrada, com custo acessível e fácil acesso a informação.

Ação Consultoria

Em busca de evolução e melhoria contínua em nosso atendimento temos uma grande novidade! Anunciamos uma nova parceria com a Ação Consultoria, que a partir de agora assumirá nossa área comercial.

Para maiores informações acesse https://gestqual.com.br ou nos encaminhe um e-mail comercialgestqual@acaoconsultoria.com Solicite uma demonstração.

Autor

Equipe GestQual