A gestão de documentos é parte fundamental da Gestão da Qualidade em qualquer organização, independentemente do tamanho ou setor em que atue. A forma como os documentos são criados, organizados, armazenados e acessados desempenha um papel crucial na eficiência e no sucesso de uma empresa.
A padronização pode ser grande aliada na rotina, especialmente para gerenciar processos que demandam agilidade na execução e, ao mesmo tempo, ocorrem repetidamente. Nesse contexto, o Procedimento Operacional Padrão (POP) é uma ferramenta valiosa que pode auxiliar na gestão eficaz dos documentos, afinal, não basta apenas saber o que deve ser feito, mas como deve ser feito. Então o POP passa a ser essencial.
O que é um Procedimento Operacional Padrão?
O POP é um documento que descreve passo a passo as etapas necessárias para a execução de uma determinada tarefa ou de um processo dentro de uma organização. Serve como um guia claro e conciso, estabelecendo os métodos, as diretrizes e as melhores práticas para a realização de uma atividade específica.
Quando um colaborador tem alguma incerteza, pode recorrer ao POP antes de tudo. Uma de suas funções é justamente esclarecer dúvidas, e serve de apoio para toda e qualquer pessoa que realize a atividade no futuro. Esta também é uma ferramenta útil para ajudar a endereçar ocorrências não esperadas.
Os POPs são frequentemente usados em setores regulamentados, como a indústria farmacêutica e a área da saúde, mas podem ser aplicados em qualquer contexto empresarial.
Benefícios do POP na gestão de documentos
Padronização
Ao implementar o POP na gestão de documentos, você estabelece um conjunto uniforme de diretrizes que servem de base para todos os membros da organização. Isso garante consistência e evita discrepâncias na forma de tratar os documentos, minimizando erros e aumentando a eficiência.
Organização e estruturação
O POP ajuda a estruturar a criação, o armazenamento e o acesso aos documentos. Ele define os locais apropriados para armazenamento físico ou digital, bem como os formatos preferenciais e as convenções de nomenclatura. Com isso, a organização dos documentos se torna mais intuitiva e facilita a recuperação rápida de informações quando necessário.
Melhoria dos processos
Ao criar um POP para a gestão de documentos, você tem a oportunidade de revisar e aprimorar os processos existentes. Durante esse processo, é possível identificar ineficiências, lacunas ou etapas desnecessárias. Ao documentar as melhores práticas e propor melhorias, é possível otimizar a gestão de documentos e tornar o fluxo de trabalho mais eficiente.
Treinamento e integração
O POP também é uma ferramenta valiosa para treinamento e integração de novos funcionários. Com um documento claro e detalhado à disposição, é mais fácil para os colaboradores aprenderem as atividades e se familiarizarem com os padrões da empresa. Além disso, em caso de substituição ou ausência de algum membro da equipe, o POP garante que outros colaboradores sigam os processos, sem interrupções.
Conformidade e auditoria
A conformidade com normas e regulamentos é essencial, especialmente na área da saúde. O POP pode ajudar a garantir que a gestão de documentos esteja em conformidade com as diretrizes aplicáveis. Além disso, facilita auditorias internas e externas, fornecendo um registro claro das práticas adotadas e das medidas de controle implementadas.
Como elaborar um POP?
A elaboração do Procedimento Operacional Padrão não tem uma regra específica, mas é importante que contenha alguns elementos para que, de fato, se torne uma boa referência.
Abaixo listamos algumas informações que devem contar no seu POP, mas ele pode ser customizado. Então, fique à vontade para alterar ou acrescentar informações.
- Nome do procedimento e local de aplicação
- Responsáveis pela tarefa, citados por cargo e não por nomes, já que estes podem mudar com o tempo
- Manuais e guias de segurança, além de outras documentações que possam servir como referência, incluindo a descrição das siglas
- Roteiro do procedimento, incluindo etapas e sequência de realização
- Prazo de revisão do POP — em geral, recomenda-se que seja anual
A tecnologia a favor do POP
A adesão a um software de Gestão da Qualidade torna a gestão de documentos muito mais simples. O GestQual Documentos soluciona problemas de rastreabilidade, integridade e acesso aos documentos. Esta ferramenta interliga os colaboradores com as informações que eles precisam para desempenhar um bom fluxo de trabalho no seu dia a dia dentro da organização.
Vale a pena conhecer o nosso software e se dedicar a estabelecer um Procedimento Operacional Padrão em sua empresa. Ao implementar o POP com soluções tecnológicas, você estará investindo em uma gestão de documentos mais eficiente e robusta, resultando em maior produtividade, redução de erros e melhores resultados.
