A gestão da qualidade em cooperativas é um pilar essencial para o sucesso, pois garante a padronização dos processos, a organização documental e a eficiência no atendimento às exigências de mercado.
No ambiente cooperativista, em que diversos departamentos interagem e grande volume de documentos é gerado diariamente, a adoção de uma gestão eficaz pode ser o diferencial para alcançar altos padrões de qualidade e competitividade.
Neste artigo, vamos relatar o case da Coopadap, uma cooperativa que buscava melhorias e inovações relacionadas à organização e ao controle de documentos, e como a implementação do software de gestão da qualidade GestQual trouxe benefícios significativos, como relatado por Isabella Alves, analista de processos da Coopadap.
Quem é a COOPADAP?
A Coopadap (Cooperativa Agropecuária do Alto Paranaíba) é uma das principais cooperativas agrícolas de Minas Gerais, localizada em São Gotardo, Minas Gerais. Com 30 anos de atuação, é referência em produção agrícola, comercializando grãos, café e hortifruti, além de oferecer produtos e serviços voltados para o desenvolvimento do agronegócio, abrangendo setores como assistência técnica e comercialização de insumos.
Com cerca de 500 colaboradores, a Coopadap lida com uma grande quantidade de processos e documentos, o que torna a gestão da qualidade um fator essencial para manter a eficiência operacional e garantir a conformidade com diversas certificações, como GPTW, Global G.A.P. e Rainforest Alliance.
O Desafio da Gestão da Qualidade em Cooperativas
Quando Isabella Alves ingressou na Coopadap, o cenário relacionado à gestão de documentos era desafiador. A cooperativa já tinha uma lista mestra de documentos, porém, todo o controle era realizado de forma manual, com pastas na rede e procedimentos complexos para garantir a proteção e acessibilidade dos arquivos. Além disso, as validações de documentos precisavam passar pelo gerente de cada área via e-mail, o que tornava o processo demorado.
Outro ponto crítico identificado foi o controle de documentos no setor jurídico. Os contratos eram organizados em pastas físicas e eletrônicas. E não havia um padrão claro para a categorização, dificultando a busca por documentos antigos e o gerenciamento de minutas e contratos de terceiros. Com mais de 3.000 linhas em uma planilha de Excel, o controle de contratos era árduo e consumia muito tempo.
A Solução
Após um levantamento dos processos internos e a identificação dos principais pontos de melhoria, a Coopadap optou pela implementação do software de gestão da qualidade GestQual.
A escolha pelo GestQual foi baseada em três requisitos fundamentais: espaço em nuvem e número de usuários ilimitados, além do controle de acesso, tanto para conceder permissões quanto para restringir o acesso a documentos sensíveis. O valor acessível e a facilidade de uso também foram pontos determinantes na escolha da solução.
Inicialmente, em 2022, a Coopadap começou a utilizar os módulos de documentos e processos. O Departamento Jurídico e o Departamento de Processos foram os primeiros a adotar o sistema. A migração digital foi gradual, culminando na expansão para toda a cooperativa no final do ano passado.
Benefícios e Resultados
A implementação do GestQual trouxe inúmeros benefícios para a Coopadap. Um dos ganhos mais evidentes foi a economia de tempo e esforço. O trabalho que antes demandava dias por ser todo manual, agora ocorre em poucos minutos. A busca por documentos específicos tornou-se mais rápida e eficiente, reduzindo de forma significativa o tempo gasto na localização de contratos antigos e minutas. Esse processo facilitou a auditoria e a revisão de documentos.
Outro benefício foi a centralização e padronização dos documentos. Com o sistema digitalizado, foi possível criar padrões para nomeação e codificação dos documentos, facilitando o acesso e garantindo maior segurança nas informações. Além disso, as aprovações dos documentos agora ocorrem diretamente pelo sistema, eliminando o processo de validação por e-mail.
Isabella destaca ainda a facilidade de treinamento dos colaboradores para utilizarem o sistema. A equipe adaptou-se rapidamente ao GestQual, graças à sua interface intuitiva e amigável. Essa praticidade contribuiu para a escalabilidade do sistema em toda a cooperativa, otimizando o controle de registros, especialmente os documentos ambientais, e o cumprimento dos prazos por meio das notificações automáticas de validade de documentos.
Com a digitalização e automatização dos processos, a Coopadap também reduziu o uso de papel, contribuindo para práticas mais sustentáveis. Hoje, a cooperativa está consolidando a cultura de gestão digital e continua a treinar as equipes para maximizar o uso dos recursos do GestQual. O objetivo é manter a organização e o controle contínuo de seus documentos e processos.
A GestQual
No mercado desde 2016, a GestQual ajuda empresas de diversos setores a simplificar todos os processos ligados à qualidade com um software altamente intuitivo e fácil de usar.
Com uma ferramenta que auxilia na padronização e automatização de rotinas e otimização de tempo e eficiência da equipe, a GestQual se destaca no mercado. Sua carteira de clientes registra contatos de diversas regiões do país. Sempre com foco em automatizar a gestão da qualidade. Atualmente, a empresa comercializa 11 módulos, disponibilizados sob demanda.
A experiência da Coopadap demonstra como a adoção de um software de gestão da qualidade pode transformar a rotina de uma cooperativa. A ferramenta contribui na otimização de processos, melhoria da organização e economia de tempo e recursos.
Para cooperativas que buscam eficiência e alta performance, portanto, a digitalização e automação da gestão de documentos e processos, como feito pela Coopadap com o GestQual, são passos essenciais para alcançar padrões de excelência.
Para saber mais detalhes sobre a automatização do seu SGQ, clique aqui e converse agora com um especialista.
