Entenda como Fluxos Lúdicos pode ser uma solução para simplificar a modelagem e entendimento dos colaboradores da empresa.
Se você já respondeu sim a uma ou mais perguntas abaixo certamente você deve repensar como você modela os fluxogramas de processos de sua empresa:
- Os colaboradores de sua empresa tem dificuldades de interpretar fluxogramas ou entender as regras de notação BPMN, UML ou até mesmo fluxogramas clássicos?
- Após publicar os fluxogramas o uso é baixo ou abandonado pelos colaboradores?
- Há dificuldade de manter atualizado os fluxogramas pois depende muito do know how do escritório de processos?
- os fluxos são muito longos e cansativos?
- Os fluxos são mais úteis a área de processos, qualidade ou de TI do que aos usuário?
BPMN e UML funcionam bem desenhar novos processos com um alto grau de detalhamento, a fim de analisar detalhes e propor automações, entretanto para o dia a dia do usuário que irá rodar a rotina fica complicado utiliza-lo como uma ferramenta de trabalho.
Exemplo de Fluxograma BPMN - Alto grau de detalhamento e complexidade
O que fazer então?
- Não há razão para se usar sempre o mesmo tipo de ferramenta de mapeamento para finalidades diferentes;
- Precisamos ter uma forma que o usuário (colaborador) entenda o fluxo rapidamente e use-o no seu dia a dia;
- O desenho deve ser autoexplicativo;
- Deve informar não somente o como fazer mas também se possível a qualidade de como está sendo feito, as dores, gargalos, maturidade, recursos, etc.
- O fluxo deve ser a ferramenta para propor melhorias.
Muito se fala que o cliente deve ser o centro das atividades e dos negócios, mas pouco se lembra de definir quem é o cliente ao se modelar um fluxo de processo, ou seja quem irá usar a ferramenta e para quê.
Quem é o cliente do mapeamento de processo?
- Área de TI
- Área de Processos
- Garantia da Qualidade e Auditoria
- Gestor
- Colaboradores
Portanto é necessário saber quem é o usuário para determinar qual melhor forma que o desenho do fluxo vai ser feito, além disto qual ferramenta irá ser usada, visto que ferramentas para BPMN e UML podem custar caro e precisam de constante treinamento devido a sua complexidade.
O que é um Fluxo Lúdico?
É um diagrama com ícones, imagens, formas, gráficos e outros tipos de desenhos e gravuras, de modo a corresponder uma sequencia de ações, ou seja uma maneira lúdica de fazer um fluxograma.
Seguem alguns exemplos:
Quais são os passos para elaborar um Fluxo Lúdico?
Decidido que será usado Fluxos Lúdicos, lembre-se que o melhor fluxo é aquele que é:
- Acima de tudo o fluxo deve ser simples e prático.
- Efetivo ao seu propósito, deve se representar apenas aquilo que é importante. Foque-se nos pontos críticos.
- Custo benefício adequado.
- Apropriado a situação onde vai ser usado o fluxo, dependendo do local a forma o detalhamento e outros fatores podem mudar.
- Atrativo, um fluxo bonito sempre chama atenção.
O que eu proporciono ao usuário:
- Empatia - Se coloque no lugar do usuário, o perfil do usuário muda bastante a forma do desenho e elaborado.
- Expectativa - Entenda o que o usuário deseja.
- Experiência - Um conteúdo lúdico promove maior interesse pelo usuário.
Finalmente, chegou a hora de modelar, como fazer? Com que ferramenta?
A resposta é simples, não há regra para desenhar um fluxograma lúdico. O importante é que o diagrama seja lógico, inteligível pelo usuário e que represente realmente o processo. Os elementos de ilustração podem ser ícones, imagens, formas, gráficos e outros tipos de desenhos e gravuras.
Há diversas ferramentas para desenhar e repositórios de imagens gratuitos e pagos. Em um outro post detalharei mais e darei referências.
Concluindo, agora é só publicar
Em conclusão, agora é só disponibilizar para o usuário, o que pode se fazer usando impressões em A3, banners, intranet ou um aplicativo de gerenciamento e distribuição de documentos.
Como o GestQual pode ajudar?
O GestQual PROCESSOS é um Software de Mapeamento de Processos capaz de gerenciar os seus modelos (fluxogramas) dos seus processos de negócio de maneira simples, possibilitando definir, analisar, diagnosticar deficiências e desperdícios, visualizar gargalos e facilitar o estudo de soluções de melhorias destes processos.
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