Você sabe o que é e como se dá a contra-auditoria em uma empresa? Qualquer ação planejada para conturbar ou atrapalhar o processo de auditoria é considerada uma contra-auditoria. Desde um simples café estendido, que atrase o início até o fato de não ter em mãos os documentos solicitados pelo auditor.
Entender sobre esse assunto é fundamental, afinal, a auditoria é parte essencial da gestão empresarial, pois garante a verificação do cumprimento de requisitos, evidenciação de conformidades e até a abertura de não conformidades, para que possam ser corrigidas. O objetivo é detectar erros, fraudes e inconsistências, além de identificar oportunidades para melhorar o desempenho da organização.
No entanto, muitas vezes, a auditoria pode ser atrapalhada por ações que prejudicam seu andamento e eficácia, como vimos, as chamadas contra-auditorias. Por isso, é importante que os gestores e colaboradores entendam quais são essas ações e como evitá-las.
Desorganização
A falta de organização e de documentação adequada pode levar a uma auditoria mal-sucedida, pois dificulta a identificação e rastreabilidade das informações. A falta de registros claros e precisos é um dos obstáculos mais comuns para a avaliação do desempenho da empresa, e pode até mesmo comprometer a credibilidade dos dados apresentados.
Falta de transparência
A falta de transparência é outra ação que pode atrapalhar uma auditoria. Quando a empresa não fornece informações completas e precisas aos auditores, pode ser vista como pouco confiável e ter problemas em demonstrar que está em conformidade com as leis e regulamentos aplicáveis.
Levantar todas as informações e deixá-las à mão é uma forma não só de colaborar com a auditoria, mas também com a empresa, possibilitando que as falhas sejam identificadas e os ajustes realizados.
Resistência
A falta de colaboração dos funcionários pode prejudicar uma auditoria, pois dificulta o acesso às informações e documentos necessários para a avaliação dos processos da empresa.
Além disso, a resistência dos envolvidos pode criar uma atmosfera de insegurança em relação à auditoria, o que é prejudicial não só para o seu andamento, como também para os próprios colaboradores, que chegam a suar frio. Sem contar o constrangimento – para ambos os lados – que se gera diante do auditor.
O melhor a se fazer é enfrentar esse medo, essa resistência. Todos sabem que a sensação quando uma auditoria termina é de grande alívio e se o processo fluiu, esse sentimento é maior ainda. Assim como o resultado!
Manipulação de dados
A manipulação de dados é uma das ações mais graves que podem atrapalhar uma auditoria. Quando a empresa manipula os dados para ocultar informações importantes ou para apresentar resultados falsos, acaba deixando evidente que há erros no processo.
Certamente, um auditor experiente descobrirá essa manipulação no decorrer da auditoria, porque ele lida com dados e documentos. E como todos sabemos, contra dados não há argumentos. Além disso, a manipulação de informações pode levar a problemas legais e até mesmo a sanções civis e criminais.
Por outro lado, quando a empresa mostra seus dados tais como são, sem receio, abre a enorme possibilidade de recalcular a rota e melhorar o seu processo. Lembre-se, só é possível corrigir aquilo que identificamos como falhas. Enxergá-las pode ser visto como uma oportunidade – e não como um fracasso.
Falta de ética
Por fim, a falta de ética é uma ação que pode atrapalhar a auditoria e, consequentemente, comprometer a credibilidade da empresa. A ética é fundamental para o sucesso dos processos empresariais, e sua ausência pode levar a comportamentos inadequados, irregularidades e até fraudes.
E sobre esse ponto, o posicionamento da liderança é fundamental. A ética está presente na postura do gestor e nos exemplos que ele transmite à sua equipe, e é fundamental não só no processo de auditoria, mas em todos os momentos da empresa e na vida!
Portanto, é importante que gestores e colaboradores entendam que suas ações podem afetar significativamente o sucesso da auditoria. Por isso, devem se esforçar para manter a organização e documentação adequadas, ser transparentes e colaborativos com os auditores e agir com ética e integridade em todos os momentos. Dessa forma, eles estarão contribuindo para o sucesso da auditoria e para o sucesso da empresa como um todo.
Simplificar o processo evita contra-auditoria
A melhor forma de evitar as ações de contra-auditoria é deixar toda a documentação da empresa organizada, assim como todos os processos. Nesse sentido, um software de gestão da qualidade faz toda a diferença.
Com o GestQual Auditorias é possível vincular apontamentos a requisitos de normas, elaborar e imprimir agenda de auditorias, criar checklists automáticos e customizados e ainda controlar pendências pós-auditoria.
Um software torna possível também gerar relatórios detalhados sobre todas as etapas da auditoria, incluindo escopo planejamento e conclusão, cadastrar normas no sistema e criar uma lista de tarefas personalizada para cada requisito.
O GestQual Auditorias tem vínculo com o GestQual Conformidades, possibilitando a criação de não conformidades no próprio módulo de Auditorias. E ainda é possível agregar quantos módulos sua empresa desejar, conforme suas necessidades.
Contra-Auditoria em questão – Webinar
Para sanar todas as dúvidas sobre contra-auditoria e como evitá-las, a GestQual vai promover o Webinar Contra-Auditoria em Sistemas de Gestão – As ações que podem atrapalhar uma auditoria e como contorná-las, com o professor Marcello Couto. O evento será ao vivo, a partir das 16h, pelo Youtube da GestQual.
Auditor, Consultor, palestrante e escritor, Marcello Couto, M.Sc. PCQI, tem mais de 25 anos de experiência com auditorias de sistemas de gestão e vai ressaltar as ações que podem atrapalhar uma auditoria.
Além disso, ele separou casos de contra-auditoria que vivenciou em tantos anos de atuação. Histórias hilárias que, com bom humor, revelam pequenas atitudes que podem atrapalhar o curso de uma auditoria com consequentes resultados negativos para a empresa.
Mestre em Sistemas de Gestão, com graduações e cursos técnicos em diferentes áreas, o professor Marcello Couto é autor dos livros "Sistemas de Gestão Integrados com foco em resultados", "Handbook do Auditor & do Auditado" e "Contra-Auditoria em Sistemas de Gestão e outros contratempos"
O Webinar também contará com a presença de Leonardo Alves. Sócio e Product Owner da GestQual, Leonardo tem vasta experiência na indústria como Coordenador de Projetos e gestor da Garantia da Qualidade. Graduado em Química Industrial, implementou Sistemas da Qualidade, coordenou Projetos de Instalações Industriais e gerenciou escritório de processos.
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