Aspectos envolvidos no controle e avaliação de fornecedores conforme os requisitos da ISO 9001

A gestão eficiente de fornecedores externos desempenha um papel vital na manutenção da qualidade dos produtos e serviços de uma organização. A norma ISO 9001, um padrão internacionalmente reconhecido para sistemas de gestão da qualidade, estabelece diretrizes claras para o controle e a avaliação de fornecedores externos. 

Neste artigo vamos detalhar, cada uma dessas etapas e mostrar como a tecnologia pode ser aliada nesse processo, auxiliando no cumprimento desta norma tão importante para as empresas e simplificando a rotina dos gestores da qualidade. 

Importância do controle e da avaliação de fornecedores externos:

1.1. Garantia de qualidade

Os fornecedores externos têm um impacto direto na qualidade dos produtos e serviços de uma organização. Portanto, controlar e avaliar adequadamente esses fornecedores é essencial para garantir que os requisitos de qualidade sejam atendidos.

1.2. Gestão de riscos

A falta de controle e avaliação adequados dos fornecedores externos pode resultar em riscos significativos para a organização, como a entrega de produtos não conformes, atrasos nas entregas ou até mesmo falhas graves nos processos de produção. Então, a gestão de riscos é fundamental nesse processo.

1.3. Satisfação do cliente

A qualidade dos produtos e serviços fornecidos pela organização está diretamente ligada à satisfação do cliente. Um controle eficiente dos fornecedores externos contribui para a melhoria contínua e para a entrega de valor aos clientes.

Até aqui, listamos três motivos que já seriam suficientes para uma empresa se atentar aos critérios estabelecidos pela ISO 9001. Para tanto, é fundamental que gestores e analistas de Qualidade estejam atentos aos requisitos da ISO 9001, nesse quesito:

2.1. Seleção criteriosa de fornecedores

 A organização deve estabelecer critérios claros para a seleção de fornecedores externos, levando em consideração aspectos como capacidade técnica, histórico de desempenho, qualidade dos produtos e serviços oferecidos, entre outros.

2.2. Monitoramento e medição do desempenho

 A ISO 9001 exige que a organização acompanhe o desempenho de seus fornecedores externos de forma regular. Isso pode ser feito por meio de indicadores-chave de desempenho (KPIs), avaliações periódicas ou auditorias.

2.3. Comunicação efetiva

É essencial estabelecer uma comunicação clara e efetiva com os fornecedores externos, a fim de alinhar expectativas, requisitos de qualidade e prazos de entrega. Essa comunicação pode incluir acordos contratuais, especificações técnicas e feedback regular.

2.4. Ações corretivas e melhoria contínua

 Caso sejam identificadas não conformidades ou desvios nos processos dos fornecedores externos, a organização deve tomar ações corretivas apropriadas e promover a melhoria contínua, garantindo que os problemas sejam resolvidos e que não ocorram novamente no futuro.

Benefícios do controle e avaliação de fornecedores

Além de gerar reflexos diretos na satisfação dos clientes (o que já é um grande benefício), o controle e a avaliação de fornecedores externos também reúnem outras vantagens para a empresa. Seus benefícios se misturam com a importância de cumprir o que está previsto na norma. 

3.1. Qualidade consistente

Um controle rigoroso e uma avaliação adequada dos fornecedores externos garantem que os produtos e serviços fornecidos pela organização atendam aos requisitos de qualidade estabelecidos. Isso resulta em uma maior consistência na qualidade dos produtos e serviços ao longo do tempo.

3.2. Redução de riscos

O controle e a avaliação efetivos dos fornecedores externos ajudam a reduzir os riscos associados a falhas na cadeia de suprimentos. Isso inclui riscos relacionados à qualidade, conformidade, entrega e dependência excessiva de um único fornecedor.

3.3. Eficiência operacional

Ao estabelecer critérios claros de seleção, monitorar o desempenho e comunicar-se de forma efetiva com os fornecedores externos, a organização pode melhorar sua eficiência operacional. Isso inclui a redução de atrasos nas entregas, otimização de custos e minimização de retrabalho.

3.4. Parcerias estratégicas

O controle e a avaliação adequados dos fornecedores externos podem estabelecer bases sólidas para parcerias estratégicas a longo prazo. Ao identificar fornecedores confiáveis e de alta qualidade, a organização pode desenvolver relacionamentos duradouros que promovam a colaboração e a inovação.

Melhores práticas

Aqui, estabelecemos um roteiro das atividades que não podem faltar em sua empresa para uma gestão de fornecedores externos com qualidade e confiabilidade. A GestQual está sempre atenta em como auxiliar os seus clientes e a produção de conteúdos é uma delas. 

4.1. Defina critérios claros

Estabeleça critérios de seleção e avaliação de fornecedores externos com base nas necessidades e requisitos da organização. Isso inclui, primeiramente, aspectos como qualidade, capacidade técnica, conformidade com regulamentações, histórico de desempenho e capacidade de entrega.

4.2. Estabeleça indicadores de desempenho

Defina indicadores-chave de desempenho (KPIs) relevantes para monitorar o desempenho dos fornecedores externos. Esses indicadores devem ser mensuráveis, realistas e alinhados aos objetivos de qualidade da organização.

4.3. Realize auditorias e avaliações regulares 

Realize auditorias e avaliações periódicas para verificar o cumprimento dos requisitos pelos fornecedores externos. Essas avaliações podem incluir inspeções no local, revisão de documentação e entrevistas com representantes dos fornecedores.

4.4. Comunique-se de forma efetiva

Mantenha uma comunicação aberta e transparente com os fornecedores externos. Compartilhe informações relevantes, como especificações de produtos, requisitos de qualidade e prazos de entrega. Estabeleça canais de comunicação claros para resolver problemas e lidar com reclamações.

4.5. Promova a melhoria contínua

Incentive os fornecedores externos a adotar práticas de melhoria contínua. Compartilhe feedback construtivo e sugestões de aprimoramento, incentivando ações corretivas e a implementação de melhores práticas.

Como a tecnologia pode ajudar

O controle e a avaliação de fornecedores externos desempenham um papel fundamental na garantia da qualidade, confiabilidade e eficiência operacional de uma organização. Ao adotar os requisitos da ISO 9001, as empresas podem estabelecer parcerias estratégicas, mitigar riscos, promover a melhoria contínua e fornecer produtos e serviços consistentes aos clientes.

É essencial que as organizações estabeleçam critérios claros de seleção, monitoramento e avaliação de fornecedores externos, bem como adotem indicadores de desempenho adequados. Além disso, a comunicação efetiva e a promoção da melhoria contínua são fundamentais para garantir o alinhamento das expectativas, a resolução de problemas e a busca pela excelência na cadeia de suprimentos.

E nesse ponto a tecnologia pode ajudar e muito. Isso porque com um software de Gestão da Qualidade, o Controle de Fornecedores fica mais claro, simples e organizado. O GestQual FORNECEDORES é um Software para Avaliação de Fornecedores que administra o relacionamento da empresa com os fornecedores existentes e potenciais e proporciona meios de medir a qualidade de serviços e produtos.

Com o GestQual FORNECEDORES, então, é possível fazer: 

– Cadastro de fornecedores com categorização;

– Controle da rotina de avaliações periódicas informando automaticamente o período de atualização da avaliação;

– Controle dos resultados de inspeção de entregas de serviços e produtos;

– Relatório e indicadores da avaliação de fornecedores.

Ao implementar um sistema robusto de automatização da gestão de fornecedores externos, as empresas podem fortalecer sua competitividade, construir relacionamentos de longo prazo e assegurar a satisfação do cliente. A ISO 9001 fornece um conjunto de diretrizes valiosas que ajudam as organizações a estabelecer e manter um processo eficaz de controle e avaliação de fornecedores externos, visando à excelência operacional e à qualidade contínua.