Automatizar a Gestão da Qualidade é um caminho que já vinha sendo planejado há algum tempo pela OrigenRio, um renomado centro de medicina reprodutiva. Ao encontrar a GestQual, a empresa – que ajuda famílias a realizar o sonho de ter um bebê – realizou o seu próprio sonho de deixar as planilhas de Excel de lado e ter um SGQ (Sistema de Gestão da Qualidade) automatizado.
Os motivos para a tomada de decisão incluíram o atendimento tão dedicado da equipe Gestqual, o custo-benefício e as possibilidades que o software oferece por meio de seus mais de dez módulos.
Quem conta essa história é a Coordenadora de Enfermagem e Gestora da Qualidade da OrigenRio, Bruna Armond.
O Cliente da GestQual
Criada em 1999, a OrigenRio tem a missão de transformar vidas através da reprodução assistida. Com um time multidisciplinar, a empresa tem o propósito de garantir um protocolo individualizado para cada paciente e um cuidado integral em todas as etapas do ciclo até o nascimento do bebê.
Com atuação no Rio de Janeiro, a clínica recebe pacientes de diversas cidades e oferece múltiplos serviços, como Medicina Reprodutiva, Ginecologia, Obstetrícia, Endocrinologia, Hematologia, Genética, Nutrição, Acupuntura e Psicologia.
Em um primeiro momento, a OrigenRio funcionava dentro de outra clínica, mas logo passou para um novo endereço na Barra da Tijuca, com sede em Ipanema até 2023 quando, finalmente, inauguraram o Centro de Reprodução Assistida OrigenRio, em São Conrado.
Foi nesse período que conheceu a GestQual. Para garantir a excelência e a segurança em todos os processos, a Gestão da Qualidade é um componente essencial. E para enfrentar os desafios dessa gestão, a OrigenRio encontrou na GestQual a solução ideal.
O desafio
A OrigenRio precisa cumprir algumas RDCs (Resolução da Diretoria Colegiada), uma regulamentação técnica proposta pela Anvisa (Agência Nacional de Vigilância Sanitária) para estabelecer processos regulatórios, práticas e padrões de qualidade para produtos e serviços.
Nesse sentido, Bruna precisava ter controle dos documentos internos e, sobretudo, a guarda com segurança, prevista em uma das mais recentes RDCs. No entanto, toda a gestão dos documentos era feita manualmente, tornando a situação extremamente desafiadora.
“Quando eu fazia isso manualmente, tinha muita dificuldade, porque enquanto eu arrumava um documento, o outro já estava vencendo, exigia atenção redobrada. E tudo era feito numa planilha de Excel”, relata.
A necessidade de adequação à nova RDC tornou a busca por uma solução ainda mais urgente. Foi nesse contexto que a OrigenRio decidiu automatizar a Gestão da Qualidade e descobriu a GestQual.
A Solução
A primeira reunião com a equipe da GestQual foi decisiva. Bruna destaca a clareza e a objetividade com que a solução foi apresentada: “Eles falaram a nossa língua, não florearam o processo, explicaram exatamente o que seria necessário para resolver o problema”.
A implementação do software coincidiu com o período de mudança de clínica, o que representou um desafio adicional, mas a equipe da GestQual ofereceu todo o suporte necessário.
“O processo de implementação incluiu todos os documentos de todas as equipes - médica, enfermagem, contratos de fornecedores, POPs, laboratório, enfim, todos os formulários com validação”, explica Bruna.
O sistema da GestQual também permitiu a configuração de alertas para datas limites, proporcionando maior controle e organização. “Recebo o sinalizador por e-mail, foi ótimo para mim”, acrescenta.
Benefícios e Resultados
Com a ferramenta da GestQual, a OrigenRio conseguiu centralizar mais de 300 documentos, facilitando a organização e a busca rápida por informações. “Agora me sinto mais segura. Se eu precisar de um POP, por exemplo, tenho a certeza de que ele vai estar ali. É de fácil acesso e tem backup”, destaca Bruna.
A automação dos processos não apenas economizou tempo, mas também aumentou a segurança e a eficiência. Além disso, ter tudo digitalizado e organizado permite uma melhoria contínua.
A expectativa agora é que todos os funcionários passem a utilizar a plataforma, gerando ainda mais economia de tempo e recursos. “Começamos a trabalhar as não conformidades, para entender quais são as melhorias dentro do processo. Acredito que esta será uma ferramenta que vai contribuir muito com melhorias diárias”, diz Bruna.
Preparação para Auditorias
Uma das grandes vantagens destacadas pela Gestora da Qualidade é a preparação para auditorias. Desde 2019, a OrigenRio possui a certificação ISO, e passa por auditorias anualmente. Além de ser considerado um fator positivo ter a Gestão da Qualidade automatizada, contar com um software reforça a tranquilidade para passar pelo processo.
“Sei que será uma auditoria mais clara e mais ordenada, porque tudo o que acontece na clínica estará centrado em um único lugar. E isso já está me trazendo mais tranquilidade”, afirma Bruna.
Treinamento e Adoção pelos Colaboradores
A implementação do software da GestQual envolveu também o treinamento dos líderes de diversos departamentos. “Convidei os líderes de diversos departamentos, laboratório, financeiro, médico, e todos eles acompanharam. Tínhamos um auditor interno na ocasião que também gostou e aprovou a ferramenta”, conta Bruna.
A aceitação foi unânime, e a ferramenta facilitou processos como a calibração de termômetros e a validação de processos, entre tantos outros que, aliado ao atendimento cuidadoso e ao conhecimento dos profissionais, fazem da OrigenRio um centro de medicina reprodutiva de excelência.
A GestQual
No mercado desde 2016, a GestQual ajuda empresas de diversos setores a simplificar todos os processos ligados à qualidade com um software altamente intuitivo e fácil de usar.
Com uma ferramenta que auxilia na padronização e automatização de rotinas e otimização de tempo e eficiência da equipe, a GestQual se destaca no mercado com uma carteira de clientes em diversas regiões do país. Sempre com foco em automatizar a gestão da qualidade.
Atualmente, a empresa comercializa 11 módulos, disponibilizados sob demanda. Para saber mais detalhes sobre a automatização do seu SGQ, clique aqui e converse agora com um especialista.
