Automatizar o SGQ - Sistema de Gestão da Qualidade - foi uma decisão certeira da Aimara. Recorrer à tecnologia tem se tornado cada vez mais urgente para empresas que desejam manter a excelência operacional, reduzir o uso de papel e otimizar o tempo dos colaboradores.
No caso da Aimara Comércio e Representações, uma empresa com foco no cumprimento rigoroso das boas práticas de armazenamento e distribuição da Anvisa, a implementação de uma solução automatizada para a gestão da qualidade foi um divisor de águas.
Após aderir aos módulos de Ocorrências, Não Conformidades, Auditoria, Processos, Documentos, Registros, Riscos, Fornecedores e Formulários do GestQual, mais recentemente a empresa também adotou o módulo de Treinamentos.
A farmacêutica Aline Dartora sabe bem como é o processo manual e reconhece a grande diferença que um sistema automatizado traz para o dia a dia da empresa.
Quem é a Aimara?
Especializada no comércio de produtos para laboratórios de análises clínicas no estado de São Paulo, a Aimara Comércio e Representações distribui produtos de grandes marcas, como Abbott Laboratórios, oferecendo itens das linhas de imunologia, bioquímica, hematologia e banco de sangue; Becton Dickinson, com foco em microbiologia e saúde da mulher; Alere, fornecendo produtos para uroanálise, coagulação, VHS automatizado, marcadores cardíacos e uma vasta linha de testes rápidos; além de Sebia, na linha de eletroforese.
No mercado há quase 40 anos, a empresa tem um compromisso forte com a segurança, qualidade e boas práticas regulatórias. Para garantir esse alto padrão, busca constantemente formas de otimizar seus processos, especialmente em conformidade com as exigências da Anvisa e da Vigilância Sanitária. O objetivo principal é sempre oferecer produtos e serviços de qualidade, assegurando que todas as regulamentações e certificações necessárias sejam atendidas.
O Desafio
Antes de adotar o software de Gestão da Qualidade da GestQual, a Aimara enfrentava desafios significativos relacionados ao registro e controle de ocorrências e não conformidades. Como muitas empresas, os registros ocorriam manualmente, em documentos impressos, que iam para arquivo por um período ativo e, depois, inativo.
Esse processo manual, além de consumir muito tempo, trazia desafios para a gestão eficaz das informações, já que os documentos podiam ser facilmente perdidos ou desorganizados. A farmacêutica Aline Dartora, da Aimara, destaca que o processo físico de registrar não conformidades é sempre demorado e pouco prático, pois exige que tudo seja feito à mão.
A Solução
Automatizar o SGQ tornou o processo mais seguro e eficiente. Aline relata que o software da GestQual é útil, especialmente, no controle de documentos, registro, tratamento das Não Conformidades, nas auditorias e também nos treinamentos.
“Só de não precisar parar o que estou fazendo para repassar o treinamento para os colaboradores, vai gerar grande economia de tempo. Eu posso apenas repassar os procedimentos para os colaboradores por meio da plataforma e aplicar uma avaliação dentro do GestQual mesmo. É economia de tempo para mim e para eles, que podem acessar a ferramenta de onde estiverem, sem precisar se deslocar até a unidade.
Benefícios e Resultados de Automatizar o SGQ
A adoção do GestQual trouxe uma série de benefícios para a Aimara, tanto em termos de agilidade quanto de segurança da informação. Entre os principais ganhos estão:
1. Melhoria no Registro de Ocorrências e Não Conformidades: Todos os colaboradores têm acesso ao módulo de não conformidades, podendo registrar ocorrências internas, reclamações de clientes e problemas com fornecedores diretamente na plataforma. Isso reduziu significativamente o tempo gasto com registros manuais, eliminando a necessidade de armazenar documentos físicos.
2. Facilidade nas Auditorias: Com a automatização, o GestQual permite que a Aimara importe automaticamente todos os requisitos da RDC da Anvisa, artigos e normas. Isso facilita a preparação para auditorias, tanto da Vigilância Sanitária quanto da própria Anvisa, pois todos os documentos e evidências estão centralizados na plataforma, sem risco de perda ou desorganização.
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3. Segurança e Acesso aos Documentos: Outro ponto destacado por Aline Dartora é a segurança proporcionada pelo sistema, que garante a certeza de encontrar os documentos sempre que necessário. As evidências de desempenho de produtos e serviços são anexadas diretamente na plataforma, eliminando, assim, o risco de perda de ordens de serviço e outros documentos importantes.
4. Contribuição para a Sustentabilidade: A economia de papel gerada pela digitalização de documentos também foi um benefício tangível para a empresa. Ao reduzir o volume de impressões, a Aimara não apenas diminuiu custos, mas também contribuiu para um impacto ambiental menor.
5. Otimização de Tempo com Treinamentos: Com o módulo de treinamentos, a Aimara conseguiu otimizar o tempo dos colaboradores, permitindo que cada um realize os cursos e atualizações no seu próprio ritmo. Isso é especialmente importante em revisões de procedimentos ou alterações em resoluções da Anvisa, que exigem treinamento para todos os colaboradores.
A GestQual
No mercado desde 2016, a GestQual ajuda empresas de diversos setores a simplificar todos os processos ligados à qualidade com um software altamente intuitivo e fácil de usar.
Com uma ferramenta que auxilia na padronização e automatização de rotinas e otimização de tempo e eficiência da equipe, a GestQual se destaca no mercado com uma carteira de clientes em diversas regiões do país. Sempre com foco em automatizar a gestão da qualidade. Atualmente, a empresa comercializa 11 módulos, disponibilizados sob demanda.
A experiência da Aimara com a implementação do GestQual é um exemplo claro de como automatizar o SGQ pode impactar positivamente as operações de uma empresa. Ao otimizar o tempo dos colaboradores, garantir a segurança das informações e facilitar as auditorias, a ferramenta se tornou essencial para a empresa manter seus altos padrões de qualidade e conformidade regulatória.
Para empresas que, assim como a Aimara, precisam lidar com auditorias rigorosas e garantir a rastreabilidade de processos, investir em um SGQ automatizado é um passo fundamental para o sucesso.
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