A busca por mais controle, organização e segurança nos processos levou a Baktron, empresa privada brasileira com mais de 30 anos de atuação, especializada em análises físico-químicas e microbiológicas, além de consultoria, treinamento e pesquisa, a investir em um sistema de gestão da qualidade mais estruturado. Localizada no Polo de Meio Ambiente, Saúde e Biotecnologia do Rio de Janeiro (MASBIO-RJ), a empresa encontrou no GestQual um aliado estratégico para fortalecer a rastreabilidade, padronizar processos e atender aos requisitos da ISO 17025.
Os desafios da gestão da qualidade com processos manuais
Antes da implantação do sistema, a gestão da qualidade na Baktron já existia, porém exigia grande esforço operacional. Segundo Mayara Santos, Gerente da Qualidade, os controles eram praticamente manuais. “A gestão funcionava, mas dava muito trabalho. “Usamos planilhas, documentos separados e registros manuais, o que exigia bastante tempo da equipe e muita atenção para não perder informações importantes”, relata.
Crescimento da empresa e aumento das exigências normativas
Com o crescimento da empresa e o aumento das exigências dos clientes, o modelo passou a apresentar limitações. “Ficou claro que o formato manual não acompanhava mais a nossa realidade. Precisávamos de mais controle, mais agilidade e menos risco de erro, principalmente no acompanhamento das não conformidades, das ações corretivas e dos documentos do sistema”, explica Mayara.
Por que a Baktron escolheu o GestQual
Diante desse cenário, a Baktron iniciou a busca por uma solução tecnológica que atendesse às suas necessidades. A escolha pelo GestQual foi motivada pela aderência do sistema à rotina da empresa e aos requisitos normativos. “O GestQual é voltado para a ISO 17025, é simples de usar, bem estruturado e permite adaptar os processos à nossa realidade. Além disso, o suporte durante a implantação fez muita diferença para que tudo funcionasse desde o início”, destaca.
A implantação do sistema tem sido conduzida de forma planejada e progressiva. De acordo com Mayara, o cuidado com o processo foi essencial para garantir a adesão das equipes. “A implantação está sendo feita de forma organizada e sem pressa. Primeiro, ajustamos os processos internos, depois treinamos as equipes e fomos colocando o sistema em uso aos poucos. Isso tem ajudado bastante na adaptação e evitando impactos negativos na operação”, afirma.
Uso do GestQual no dia a dia da área da Qualidade
Atualmente, o setor da Qualidade é o principal usuário do GestQual. No entanto, o objetivo é ampliar o uso para outras áreas da empresa. “A ideia é que o sistema seja multiusuário e passe por todos os setores. Cada equipe vai utilizar de acordo com a sua necessidade, seja para registrar informações, acompanhar ações ou consultar documentos”, pontua.
Entre os módulos mais utilizados, Mayara destaca a gestão de documentos e de não conformidades: “Esses módulos são essenciais para manter tudo organizado, com histórico e fácil acesso. Isso faz toda a diferença na tomada de decisão”, ressalta.
Resultados alcançados: mais organização, menos retrabalho e mais segurança
Os resultados já são percebidos na prática. “Houve uma melhora clara na organização, no controle das informações e na comunicação entre as áreas. Reduzimos retrabalho e ganhamos mais segurança na operação”, afirma Mayara. Segundo ela, o impacto em auditorias e avaliações externas também foi significativo. “Hoje conseguimos acessar rapidamente registros, históricos e evidências. A rastreabilidade ficou muito mais confiável.”
Para Mayara Santos, a parceria com o GestQual é estratégica para o crescimento da Baktron. “O sistema apoia a gestão da qualidade no dia a dia e ajuda a empresa a crescer de forma organizada. Investir em um sistema de gestão facilita a rotina, dá mais segurança e fortalece a credibilidade no mercado”, conclui.
